タスクとはどういう意味？ビジネスにおける意味やメリット、タスク管理の方法を紹介

 　ビジネスパーソンは、日々のタスクを効率的に進めることが求められています。タスク管理ができているかは社会人になって仕事の成果を出すことができるかの最初のハードルであり、その後も必要とされることです。本記事では、そんなタスクについて、その意味やタスク管理の方法についてご紹介します。

タスクとは？

　タスクとは、仕事における業務の最小単位のことを指します。タスクは、もともと「仕事」や「任務」、「課題」といった意味を持つ「task」という英語から来ている言葉です。ビジネスシーンにおいては、「ミーティングで生じたタスクを整理しておいてほしい」、「今週のタスクを洗い出す」といった使われ方をしており、日常的に耳にする言葉です。

　タスクはあくまで業務の最小単位を指すことが多いため、自分の役割や役職、職務などについては、比較的広い範囲を説明するのが適切です。例えば、「私のタスクはカスタマーサポートです」と説明するのは、あまり適切ではありません。この場合には、「カスタマーサポートの業務で生じているタスクは〇〇です」といった区分けになるでしょう。

　また、昨今はPCやスマートフォンを利用する機会が増えているため、IT用語での「タスク」を目にすることが多くなっています。タスクマネージャーなどで用いられるタスクは、OSやソフトウェアが処理・実行を行う最小単位の作業のことを指しています。

タスクとプロジェクトの違い

　タスクとともによく用いられる言葉として、「プロジェクト」が挙げられます。プロジェクトとは、ある目的のために企画されたチームや計画のことを指しており、タスクとは異なります。一般的には、プロジェクトはタスクと比較してより大きな枠組みでの企画のことを意味しており、プロジェクトの成功のために必要なタスクが発生します。

　例えば、「新商品開発」がプロジェクトである場合には、「顧客ニーズのリサーチ」や「自社の技術の整理」などがタスクとして発生することになります。そのため、プロジェクトは目的を指すものであり、その手段がタスクであるといった点で、両者は異なると言えるでしょう。

タスクとスケジュールの違い

　「スケジュール」についても、タスクとともによく用いられる言葉として挙げられます。スケジュールは、「○月○日の11時から打ち合わせ」といったように、決まった時間の予定の集まりのことを指します。一方で、タスクはそのスケジュールで予定されている業務や作業そのもののことを指しています。

　そのため、複数のタスクが時間や日程が決まって並べられたものがスケジュールであると言うことができます。タスクを処理することで、スケジュールを消化していくものであるとイメージすると良いでしょう。

ビジネスにおける「タスク」の意味と使い方

　ビジネスシーンでは、タスクに関連する言葉がいくつかあります。ここでは、ビジネスにおけるタスクの意味や、その使い方について、代表的なものをご紹介します。

①タスク管理

　タスクに関連する言葉の中で、最も使われているものの1つが「タスク管理」です。タスク管理とは、目的に応じて作業が必要なタスクについてリストアップや分担、管理を行うことを指します。タスク管理ができていない場合には、プロジェクトや業務がスムーズに進まないことが多くなるでしょう。現在は様々なタスク管理ツールが提供されていますが、まずは仕事の中でどのようなタスクが必要であるのかを洗い出し、適切な役割分担をすることが大切です。

②タスクチーム

　タスクチームとは、タスクを遂行するために集められたチームのことを指します。タスクチームはいつも一緒に仕事をする集まりではなく、臨時で集まって仕事をするチームの意味合いが強く、タスクの期限がチームとして活動する期間となります。

③タスクフォース

　タスクフォースとは、比較的緊急度や重要度が高いタスクを処理するために集められるチームのことを指します。タスクチームよりも緊急性が高い場合に作られるチームであり、複数の組織にまたがって人材が集められるのが特徴です。

④マルチタスク

　マルチタスクとは、複数のタスクを同時に処理することを指します。例えば、ミーティングで使用する資料をコピーしながら、アポイントの打診をするメールを送るといったことは、マルチタスクに該当します。マルチタスクでは、複数のタスクを一緒に処理することができるため、より効率的に業務を進めることができるとされています。一方で、マルチタスクの量が増えすぎると、かえって業務効率が低下するとも言われているため、マルチタスクの量や内容には注意が必要です。

パソコンやスマホにおける「タスク」の意味と使い方

　パソコンやスマホにおいても、タスクという言葉は使われています。ここでは、パソコンやスマホにおけるタスクの意味とその使い方について、いくつかご紹介します。

①タスクバー

　パソコンで画面の下部にある帯状の部分や、ブラウザの上部にある部分のことを、「タスクバー」と呼びます。タスクバーでは、使用頻度が高いアプリケーションを追加してアクセスの利便性を高めたり、パソコンの設定などをすぐに開くことができます。

②タスクマネージャー

　現在パソコンやスマホでどのようなタスクが実行中であるのかについてまとめられているものが、「タスクマネージャー」です。タスクマネージャーを開くことで、どのようなタスクが実行中であるのかを確認するとともに、タスクの実行や停止などを操作することができます。

③タスクスケジューラ

　「タスクスケジューラ」とは、あらかじめ設定した日時にタスクを繰り返すことができる機能です。タスクスケジューラを利用することで、繰り返し発生する作業を自動化することができます。タスクスケジューラでバックアップの定期的な作成などを設定しておくことで、業務の効率化を行うことができるとともに、不測のトラブルが発生した時にも対応することができるようになります。

④スマホにおけるタスク

　現在は多くの人がスマホを持っており、仕事の中でも活用しているでしょう。そんなスマホにおけるタスクとは、スマホの中で起動中のアプリケーションのことを指します。OSのバージョンや機種によっては、スマホで実行中のタスクの数が多くなると、動作が遅くなったり、反応が鈍くなったりといった状態になります。タスクの整理や削除を行うことで、スマホの動作を高速にすることができます。

　スマホの画面上でタスクの確認や削除を行うことができるので、動作が遅いと感じた時にはタスクの数を確認してみましょう。

タスク管理を行うメリット

　では、タスク管理を行うことで、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、タスク管理を行うことで得られるメリットについて、代表的なものをご紹介します。

タスクを見える化できる

　タスク管理を行うメリットとして、「タスクを見える化できる」といったことが挙げられます。タスクは洗い出しや整理をしないままにしていると、その数は増えていき、やり残しているタスクを忘れたままにしてしまうことがあります。頭の中では覚えていたつもりでも、新しいタスクが増えていくと抜け漏れが発生してしまい、全体の業務が進まなくなる可能性があります。

　タスク管理をすることで、やるべきタスクの全体像を掴み、その詳細を見える化することができます。タスクの見える化ができると、タスクの抜け漏れが少なくなり、いつでも確認することができるようになります。

優先順位を決めることができる

　タスク管理を行うメリットとして、「優先順位を決めることができる」ということも挙げられます。タスク管理をすることで、タスクを見える化することができるとともに、その緊急度や重要度についても把握することができます。業務に充てることができる時間は有限であるため、タスクの優先順位が定まっていない場合には、本来早く取り組むべきタスクが後回しになってしまうことがあります。

　その場合には、全体の進行状況の遅れにもつながってくる場合があるため、タスクの適切な優先順位を付けることが大切です。タスク管理を行うことで、タスクの優先順位を明らかにして、取り組むタイミングを適切なものにすることができるでしょう。

チームでタスクを分担できる

　「チームでタスクを分担できる」ということも、タスク管理を行うメリットです。1人1人がタスクを遂行することは大切ですが、1人で抱え込んでしまって、結果として進まないといった事態は避けるべきです。そのため、チームで適切な役割分担をすることができるかが重要になってきます。役割分担をするためには、タスクの内容や緊急度、難易度などが明らかになっている必要があり、チーム全体の稼働状況を把握しておくことが大切です。

　万が一体調不良や事故などでタスクが遂行できない状況になっても、他の誰かがサポートができる環境をつくっておくことで、負担の偏りなくスムーズに仕事を進めることができるでしょう。

業務を効率化できる

　タスク管理を行うことで、「業務を効率化できる」ということもメリットとして挙げられます。タスクを一覧化して、チームでの分担状況を把握できるようにすることで、タスクが完了しているのか、未完了または未着手なのかについて確認することができます。タスクの状況が確認できると、同様のタスクを複数人が実行したり、誰も実行しないタスクがあったりといった状況を避けることができるため、全体の業務効率化につながります。

　業務効率化によって、稼働時間に余裕ができると、ワークライフバランスを充実させたり、他の仕事に時間を充てたりといったことが可能になります。

タスク管理を行う方法

　実際にタスク管理を行うためには、様々な方法があります。ここでは、タスク管理を行う方法として代表的なものをご紹介します。

プロジェクトや仕事のゴールを明確にする

　タスク管理を行うためには、まずはプロジェクトや仕事のゴールを明確にすることが大切です。ゴールが明確になっていない中でタスクを羅列し始めると、本当にやるべきことと、やらなくても良いことが混在することになります。例えば、カレーを作る場合でも、子ども向けの甘口のカレーを作るのか、辛い物好きの人のために辛口のカレーを作るのかによって、準備する材料や調味料、実行する調理方法が異なります。

　仕事においても同様であり、まずはプロジェクトや仕事の目的・ゴールを明確にしておくことで、それを達成するための具体的なタスクを洗い出すことができます。

タスクを実行可能なレベルに砕く

　仕事をしている中で、「タスクを砕く」という言葉を耳にすることがあるのではないでしょうか。タスクを砕くとは、タスクをすぐに実行可能なレベルまで詳細化することを指します。先ほどのカレー作りの例でも、「野菜を調理する」というタスクは、「適切な野菜を決める」「スーパーにあるかを確認する」「購入する」「野菜を切る」「野菜を炒める」といったレベルまで細かく分類することができます。

　仕事においても、タスクが大きいままでは行動するまでに悩む時間が多くなります。そのため、タスクをすぐに実行可能なレベルまで細かく砕くことが大切です。

納期や役割分担を明確にする

　タスクを細かく砕いた後には、それをいつまでに実行するのか、誰が実行するのかを決定します。タスクがスムーズに完了しない理由として、「納期」と「責任者」が不明なことが多く見受けられます。どれだけ細かいタスクだとしても、「いつか誰かがやる」といった意識が続くと、結果として全体の進捗が遅くなることがあります。

　そのため、タスクごとにその責任者や納期を明確にして、「いつまでにこの人がやる」といったことが分かるようにしましょう。また、責任者の人がタスクを行えない場合には、適切に役割分担のし直しを行うことで、全体としてスムーズにタスクを実行することができます。

ツールを活用する

　昨今はタスク管理に活用できるツールが多く提供されており、ツールを利用することでタスク管理の効率と効果を上げることができます。手書きのノートで管理することもできますが、チーム内での共有や相談を行いやすくするためには、オンライン上で共有や閲覧がしやすいものを選ぶことをおすすめします。

　Googleカレンダーやメール、Googleスプレッドシートといったものに加えて、タスク管理に特化したサービスがあります。ツールの使用や特徴と、自社の目的や課題を照らし合わせて、自社に合ったものを選ぶようにしましょう。

　しかしこういったツールの活用は、個人のITリテラシースキルによって左右されます。デジタルに不慣れな方から、デジタルネイティブな層が混在する組織においては、まずはスキルの均一化を測ることが大切です。

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　日々さまざまな業務を行っていく中で、大量のタスクに追われている方にとっては、タスクをいかに効率よくこなしていくかは目下の課題なのではないでしょうか。タスクが溜まっていくと、だんだんと手段が目的化してしまったり、理念への共感度合や視界の一致が薄れ、組織としてのエンゲージメントも下がっていく傾向にあります。

　一方で、昨今のDX化に伴いさまざまなものをデータで扱えるようになったことで、これまで人の手でアナログに行っていた業務を一元管理できるようになってきました。社員のデータリテラシーの向上により、データを軸にコミュニケーションができる組織になれば、業務改善や、その先の働く喜びを再び創出することができます。

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タスクに関するよくある質問

Q1：タスクの意味とは？

A1：タスクとは、仕事における業務の最小単位のことを指します。タスクはあくまで業務の最小単位を指すことが多いため、自分の役割や役職、職務などについては、比較的広い範囲を説明するのが適切です。例えば、「私のタスクはカスタマーサポートです」と説明するのは、あまり適切ではありません。この場合には、「カスタマーサポートの業務で生じているタスクは〇〇です」といった区分けになるでしょう。

Q2：タスクとプロジェクト・スケジュールの違いとは？

A2：それぞれ、以下のような違いがあります。

■タスクとプロジェクトの違い
　タスクとともによく用いられる言葉として、「プロジェクト」が挙げられます。プロジェクトとは、ある目的のために企画されたチームや計画のことを指しており、タスクとは異なります。一般的には、プロジェクトはタスクと比較してより大きな枠組みでの企画のことを意味しており、プロジェクトの成功のために必要なタスクが発生します。

■タスクとスケジュールの違い
　スケジュールは、「○月○日の11時から打ち合わせ」といったように、決まった時間の予定の集まりのことを指します。一方で、タスクはそのスケジュールで予定されている業務や作業そのもののことを指しています。

Q3：タスク管理を行うメリットは？

A3：タスク管理を行うメリットとして、以下のようなものがあります。

■タスクを見える化できる
　タスク管理をすることで、やるべきタスクの全体像を掴み、その詳細を見える化することができます。タスクの見える化ができると、タスクの抜け漏れが少なくなり、いつでも確認することができるようになります。

■優先順位を決めることができる
　タスク管理をすることで、タスクを見える化することができるとともに、その緊急度や重要度についても把握することができます。

■チームでタスクを分担できる
　タスクの内容や緊急度、難易度などが明らかになっていることで、チーム全体の稼働状況を把握しておくことができます。

■業務を効率化できる
　タスクの状況が確認できると、同様のタスクを複数人が実行したり、誰も実行しないタスクがあったりといった状況を避けることができるため、全体の業務効率化につながります。

まとめ

　業務をスムーズに進めて成果を創出するためには、タスク管理をしっかりと行うことが大切です。タスクとは、業務の最小単位といった意味があり、タスクを実行するためにはタスクを網羅的に洗い出し、詳細化することが大切です。タスクを洗い出し、適切な管理を行うためには、仕事の目的やゴールを明確にして、必要なタスクを抜け漏れなく確認しましょう。また、タスクを効率的に管理するためには、チームで共有できるタスク管理ツールを活用することをおすすめします。