プレゼンテーションとは？意味や成功のコツ、上手な話し方を徹底解説

　プレゼンテーションを作成する際、スライドや資料は重要な役割を果たします。しかし、それだけでは十分ではありません。聞き手や相手にとっても意味のあるプレゼンをするためには、目的を明確にし、わかりやすく説明することが必要です。本記事では、プレゼンテーションをする際におさえておきたいポイントや、効果的な説明方法について解説します。

プレゼンテーションとは何か

　プレゼンテーションとは、あるテーマや課題について情報やデータ、意見を伝えるために行われるコミュニケーション手段の一つです。ビジネスの場では、商品やサービスを売り込むための営業プレゼンテーションや、会議での報告書や提案書のプレゼンテーションが一般的です。

　プレゼンテーションは、スライドやポスター、グラフやチャート、映像などを用いて、聞き手に説明や説得を行います。それだけでなく、話し方や身振り手振り、表情なども重要で、聞き手を引きつけるために必要不可欠です。

　プレゼンテーションは、準備が重要です。まずは聞き手の背景や興味関心を理解し、話す内容やスライドの内容を選定する必要があります。また、発表の流れや時間配分、質疑応答の準備も必要です。

　プレゼンテーションを成功させるためには、明確な目的を持ち、聞き手に伝えたいメッセージを明確にすることが大切です。また、聞き手の反応に合わせてアジャストすることも必要です。

プレゼンテーションの主な目的

　プレゼンテーションを行う主な目的は、聞き手に伝えたいメッセージや情報を効果的に伝えることです。ビジネスの場でのプレゼンテーションでは、商品やサービスの魅力をアピールしたり、会議での報告書や提案書の内容を明確に伝えることが目的となります。

　また、学校や研究機関でのプレゼンテーションでは、研究成果やアイデアを共有し、フィードバックを得ることが目的となります。プレゼンテーションを行うことで、聞き手の理解を深め、自分自身のコミュニケーション能力やリーダーシップ力を高めることができます。

プレゼンテーションで成功するために必要な心構え

　プレゼンテーションを成功させるためには、おさえておくべき心構えがいくつかあります。代表的なものとしては、以下のようなものが挙げられます。

①ストーリーテリングを心がける
②伝える方法・手法を決める
③聞き手が違和感の感じない動きを意識する
④メディア（ビジュアルエイド）を用意する
⑤聞き手の問題解決を手伝う意識を持つ
⑥リハーサルをする

　ここでは、それぞれの心構えについて、その内容をご紹介します。

①ストーリーテリングを心がける

　プレゼンテーションを行う上で、単に情報を伝えるだけではなく、聞き手を引き込むストーリー性のあるプレゼンテーションを心がけましょう。ストーリー性のあるプレゼンテーションは、聞き手を飽きさせないだけでなく、メッセージをより強く印象づけることができます。プレゼンテーションの流れを整え、聞き手にとって興味深い内容を盛り込むようにしましょう。

　たとえば、プレゼンテーションの冒頭には、自分自身を紹介したり、プレゼンテーション全体の概要を説明したりすることができます。また、エピソードを挿入して、聞き手の共感を得たり、興味を引いたりすることができます。例えば、あなたが製品の開発者であれば、製品を開発するきっかけやこだわりを語ることができます。

　プレゼンテーションの本文では、聞き手にとって興味深い内容を盛り込むようにしてください。例えば、あなたが提供するサービスの利用方法や、製品の機能や特徴を紹介することができます。また、聞き手が抱える問題を解決する方法を提案することで、聞き手の共感を得ることができます。

　最後に、プレゼンテーションの結論では、まとめや感謝の言葉を述べることができます。また、聞き手にアクションを促すことで、プレゼンテーションの成果を最大化することができます。例えば、「私たちのサービスを利用して、あなたのビジネスを成功させましょう」といった具体的なアクションを提案することができます。

　内容をただ伝えるのではなく、ストーリーテリングを心がけることで、よりプレゼンテーションの魅力を高めることができるでしょう。

②伝える方法・手法を決める

　プレゼンテーションを行う前に、目的や聞き手の背景や興味関心を考慮して、伝える方法や手法を決定する必要があります。この段階で、聞き手を理解するために、彼らに関する調査を行うことが重要です。

　例えば、聞き手がビジュアル的な情報に興味がある場合は、スライドやチャートを用いたプレゼンテーションが有効です。また、聞き手がアクティブに参加したい場合は、グループディスカッションやワークショップ形式のプレゼンテーションが有効です。

　他にも、デモンストレーションやビデオを使用するといった方法もあります。自分がプレゼンテーションを通して聞き手に伝えたいメッセージや情報に合わせて、最適な方法・手法を選びましょう。

　また、聞き手がどのようなことが気になりそうなのかや、どのような疑問が生まれるのかなどについて考えておくことも、伝え方を工夫するためには必要です。プレゼンテーションを行う前に、目的や聞き手の背景や興味関心を考慮して、伝えたいメッセージや情報を聞き手に伝わりやすくする方法を考えましょう。

　プレゼンテーションの目的や聞き手の背景や興味関心を理解することで、聞き手が応じることが期待できる方法や手法を決定することができます。

　加えて、プレゼンテーションを行う際には、聞き手に違和感を感じさせないように、自分の動きや表情にも注意しましょう。例えば、あまりにも大げさなジェスチャーや表情は、聞き手に不自然さを感じさせることがあります。また、あまりにも静止した状態で話をすると、聞き手が退屈してしまうことがあります。自分の動きや表情に違和感を感じた場合は、リハーサルを繰り返すことで改善しましょう。

　プレゼンテーションを行う目的の一つは、聞き手に何らかのアクションを起こしてもらうことです。そのためには、聞き手が抱える問題や課題を理解し、それを解決するためのヒントやアイデアを提供することが大切です。自分のメッセージが聞き手にとってどのような解決策を提供できるのかを意識し、具体的なアクションを促すようなプレゼンテーションを心がけましょう。

　一方で、プレゼンテーションが終わった後に、聞き手に何も残らないことがよくあります。プレゼンターが伝えたことが聞き手にしっかりと伝わっていない場合には、そうなってしまいます。そこで、プレゼンターは、聞き手が抱える問題や課題を理解するための情報を提供することが重要です。また、プレゼンターは、聞き手が自分のメッセージを理解し、具体的なアクションを促すような方法でプレゼンテーションを行うことが必要です。

③聞き手が違和感の感じない動きを意識する

　プレゼンテーションを成功させるためには、聞き手が違和感を感じない動きを意識することも大切です。伝え方のポイントにも類似しますが、言語的な情報だけではなく、非言語的な情報についても意識を向けることが重要です。

　メラビアンの法則によれば、コミュニケーションにおいて相手に影響を与える割合は、言語的な情報は7％、音の質は38％、身体言語は55％とされています。つまり、聞き手にとっては、話者の非言語的な情報が非常に重要な役割を担っています。

　そのため、プレゼンテーションの中で話している内容と噛み合っていないジェスチャーや表情などをしている場合には、適切に情報が伝わりにくくなってしまう可能性があります。

　プレゼンテーションにおいても同様で、聞き手にとって話者の身体言語が非常に重要です。身体言語を適切にコントロールし、聞き手が理解しやすいように工夫することで、プレゼンテーションの効果を大幅に高めることができます。

　シーンに応じて自分の身なりについても気をつけることで、聞き手を惹き付けるプレゼンテーションを行うことができるでしょう。

④メディア（ビジュアルエイド）を用意する

　ビジュアルエイドとは、プレゼンテーションで使うスライドやチャート、グラフなどの視覚的な要素のことを指し、聞き手に印象的なメッセージを伝えることができます。また、プレゼンテーションの内容をより良いものにすることができ、プレゼンテーションの効果を高めることが可能となるため、プレゼンテーションの成功に欠かせない要素となっています。

　しかし、ビジュアルエイドを適切に使用することが非常に重要であり、多すぎるビジュアルエイドは、聞き手に混乱を与えることがあります。そのため適切に使用するためには、キーポイントを中心に、情報を補足するものを選んで使用すると良いでしょう。また、ビジュアルエイドを使用し、聞き手に投影する前に、必ず確認することをおすすめします。確認することで、不適切な情報や表示方法を発見し、修正することができます。

　さらに、ビジュアルエイドを使用することで、プレゼンテーションに深みを与えることができ、より詳細な説明や補足情報を提供することができ、聞き手が文章や言葉のみでは理解しにくい複雑なコンセプトや概念などを分かりやすく伝えることができます。

　一方で、ビジュアルエイドはあくまで補助的な役割であり、スピーチの内容に集中することが大切です。ビジュアルエイドは、聞き手にメッセージを伝えるための一つのツールであり、プレゼンテーションの際には話す内容の補完を行うものです。そのため、プレゼンテーションでビジュアルエイドを活用する場合には、話の構成や内容などをまずは考えておき、サポートとしてビジュアルエイドを使うように心がけましょう。

⑤聞き手の問題解決を手伝う意識を持つ

　プレゼンテーションを行う目的には、聞き手に何らかのアクションを起こしてもらうことがあります。この目的を達成するには、聞き手が抱える問題や課題を理解し、それを解決するためのヒントやアイデアを提供することが大切です。プレゼンテーションが聞き手にとってどのような解決策を提供できるのかを意識し、具体的なアクションを促すようなプレゼンテーションを心がけましょう。

　例えば、聞き手が抱える問題や課題をより深く理解するために、自分の経験や知識を共有することが有効です。

　プレゼンテーションを行うためには、自分自身が十分に準備をしておくことが重要です。聞き手にとって有用である情報やアイデアを収集し、それを明確かつ簡潔に伝えるように心がけましょう。

⑥リハーサルをする

　プレゼンテーションを行う前には、何度もリハーサルを行うことが重要です。リハーサルを繰り返すことで、プレゼンテーションの内容や流れを把握し、自分の発表スタイルを確立することができます。また、リハーサルを繰り返すことで、自信を持ってプレゼンテーションを行うことができ、聞き手に訴える力を高めることができます。

　リハーサルを行う際には、自分の発表スタイルに合わせた方法を選びましょう。例えば、自分が話す内容を書き出して練習する、友人や同僚にリハーサルを見てもらう、自分が話す内容を録音して聞き直すなど、様々な方法があります。

　リハーサルをする際には、プレゼンテーションの内容を読み上げるだけではなく、自分の身振りや表情、声のトーンなどについても確認することが大切です。プレゼンテーションでは、先述したように言語的な情報だけではなく、非言語的な情報も重要な要素になります。自分が伝えるメッセージがトータルとして伝わるのかについても、しっかりとリハーサルで確認しましょう。

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プレゼンテーションで聞き手を引き込むコツ

　プレゼンテーションで聞き手を引き込むためには、いくつかコツがあります。以下のようなプレゼンテーションのコツをおさえておくことで、自分の伝えたいメッセージや情報をより届けやすくすることができます。

■プレゼンテーション資料を作成する
■事前のヒアリングをする
■参加者の情報を頭に入れておく
■トピックを簡単に説明する
■限られた時間内で簡潔に話す
■結論から話す
■専門用語を使わない
■つなぎ言葉に気をつける
■スライドを読まない
■笑顔でアイコンタクトをとりながら話す
■ジェスチャーを使う
■聞き手を巻き込む
■聞き手のアクションを明確にする
■自信を持つ
■ステージの立ち位置を工夫する

ここでは、それぞれの内容についてご紹介します。

プレゼンテーション資料を作成する

　プレゼンテーション資料を作成することは、聴衆が理解しやすいプレゼンテーションを行うための重要なステップです。スライドのデザインやレイアウトにも注意が必要です。単に情報を羅列するだけでは重要な情報も伝わりづらくなってしまいます。聞き手にとって見やすく、わかりやすいものにするために、以下のポイントを考慮することが大切です。

■カラースキーム
　明るすぎる色や寒色系の使用は避け、見やすい色を選ぶ。

■フォントサイズ
　文字が小さすぎると読みにくくなるため、適切なフォントサイズを選択する。

■レイアウト
　スライドの情報が多すぎると、聴衆にとって混乱を招くことがあるため、情報を分割するなど、適切なレイアウトを選択する。

事前のヒアリングをする

　プレゼンテーション前に、聴衆の興味や関心をヒアリングすることで、聴衆にとって有用な情報を提供しやすくなります。ヒアリングによって聴衆のニーズや期待に応えることができ、プレゼンテーションの質を高めることができます。

　例えば、プレゼンテーションの前に、聴衆の背景や職種、関心事についてアンケートを取ることができます。また、プレゼンテーション当日には、聴衆に質問を投げかけ、フィードバックをもらうことも有効です。

参加者の情報を頭に入れておく

　プレゼンテーションをする前には、どのような人が参加するのかについての情報を頭に入れておくことが大切です。参加者がどのような人で、どのような立場であるのかによって、プレゼンテーションをする前とした後での感情や考え方の変化をより具体的にイメージすることができます。

　頭に入れておくべき情報としては、参加者の人数や立場、プレゼンテーション前の認識などが該当します。特に、プレゼンテーション前にどの程度の知識や情報を持っているのかによっては、プレゼンテーションの伝え方や内容などを柔軟に変更する必要があります。

トピックを簡単に説明する

　トピックを簡単に説明することで、聴衆がプレゼンテーションの目的や内容を理解しやすくなります。このことは、プレゼンテーションの効果を高める上で非常に重要です。トピックを明確にすることで、聴衆の関心を引き続けることができます。

　例えば、トピックごとにスライドの見出しを用意し、分かりやすい言葉を使うことができます。これにより、聴衆はプレゼンテーション全体の概要を把握しやすくなります。また、トピックの説明には、具体的な事例やデータを交えることで、聴衆の理解を深めることができます。

　これにより、聴衆は、トピックに関する詳細な情報をより熟知することができ、プレゼンテーションの内容により深い洞察を得ることができます。

限られた時間内で簡潔に話す

　限られた時間内で、必要な情報を簡潔にまとめることが大切です。たとえば、スライドを使って視覚的に情報を伝えたり、具体的な例を挙げることで、聴衆が理解しやすくなります。また、冗長な表現や、重要でない情報を省くことで、聴衆の興味を引き続けることができます。

　さらに、自分自身の経験や知識を共有することで、話がより深く、興味深くなることが期待できます。時間配分にも注意しましょう。各トピックの説明に十分な時間を割くようにすることで、聴衆が理解しやすくなります。

　時間配分が難しい場合は、事前にプレゼンテーションの構成を決めておくことが有効です。また、予備時間を用意することで、聴衆からの質問やディスカッションに対応する余裕をもつことができます。

結論から話す

　プレゼンテーションを行う際には、結論から話すことが大切です。なぜなら、結論が明確になることで、聴衆がプレゼンテーションの目的や内容を理解しやすくなるからです。また、結論から話すことで、聴衆の興味を引くことができます。

　しかし、結論だけを話し、詳細な説明を怠ることは避けましょう。結論に至るまでのプロセスや、その根拠となるデータや事例にも触れることで、聴衆にとってより理解しやすいプレゼンテーションを行うことができます。

専門用語を使わない

　専門用語が多用されると、聴衆にとって理解しづらいという問題があります。そのため、できるだけ専門用語を避け、わかりやすい表現を用いることが大切です。ただし、必要な場合は専門用語の説明を加えることで、聴衆にとって理解しやすくすることもできます。

　また、聴衆を前提とした言葉遣いを心がけることで、より分かりやすいプレゼンテーションを行うことができます。

　例えば、専門用語を避ける代わりに、より一般的な語彙を使うことが考えられます。さらに、例を交えることで、聴衆が理解しやすいように説明を補足することができます。

　これらの工夫をすることで、聴衆に伝わりやすいプレゼンテーションを行うことができます。

つなぎ言葉に気をつける

　プレゼンテーションを行う際、つなぎ言葉に気をつけることが重要です。そのためには、前のトピックとの関連性を示すことが必要です。例えば、「前のトピックでお話しした○○について、続いて△△についてお話しします」といったように、スムーズなプレゼンテーションが求められます。

　基本的に聞き手は自分の話を覚えていることは少ないと考えられるため、適宜これまでの内容を整理してまとめて伝えましょう。その上で、その後の話はどのように展開されるのかについて明示することで、スムーズに内容の接続性を認識してもらいやすくなります。

スライドを読まない

　スライドを読むだけのプレゼンテーションは、聴衆にとってつまらないものとなります。そのため、スライドに記載されているキーワードや図表を補完するような発表を心がけましょう。

　また、スライドの裏には、自分自身が話す内容をまとめたシートを用意することで、スライドに頼らずにプレゼンテーションを行うことができます。このシートには、スライドに書かれていない情報や、発表の流れをまとめたものなどを記載しておきます。

笑顔でアイコンタクトをとりながら話す

　笑顔でアイコンタクトをとることで、聴衆とのコミュニケーションをスムーズにし、聴衆を引き込むことができます。これは、話者と聴衆との間に信頼関係を築くために不可欠な手段です。例えば、自分自身が楽しんで話すことで、聴衆も楽しんで聴くことができます。

　また、自信を持って話すことで、聴衆に訴える力を高めることができます。自信を持って話すためには、事前に準備をしっかり行い、自分自身に自信を持つことが重要です。そして、聴衆に訴えかけるためには、具体的な例を挙げたり、自分の経験を語ったりすることが有効です。

ジェスチャーを使う

　プレゼンテーションでジェスチャーを使うことで、聴衆の興味を引くことができます。ジェスチャーをうまく使うためには、以下のポイントに注意しましょう。

■適度なジェスチャーを使う
　過剰なジェスチャーは聴衆に違和感を与えることがあるため、適度なジェスチャーを使うようにしましょう。ジェスチャーは、プレゼンテーションの内容を補完するために使うことが大切です。例えば、説明したいポイントを指差したり、手の動きで流れを表現することができます。

■ジェスチャーのタイミングを考える
　ジェスチャーが的外れなタイミングで使われると、聴衆に混乱を与えることがあるため、ジェスチャーのタイミングを考えて使うようにしましょう。

聞き手を巻き込む

　聞き手を巻き込むことで、プレゼンテーションの効果を高めることができます。例えば、質問を投げかけたり、ディスカッションを行うことが有効です。また、聴衆の意見やフィードバックを積極的に取り入れることも大切です。聴衆が参加しやすい雰囲気を作り、プレゼンテーションをより有意義なものにすることができます。

　また、プレゼンテーションを始める前のアイスブレイクを行うことも、プレゼンテーションをうまく進めるためには大切です。アイスブレイクをすることで、プレゼンターの緊張を解くだけではなく、聞き手との距離感を近づけることができるようになります。

聞き手のアクションを明確にする

　聞き手に何らかのアクションを起こしてもらいたい場合は、明確なアクションを促すようなプレゼンテーションを心がけましょう。例えば、聴衆に問いかけたり、行動を促すフレーズを挿入することで、アクションを促すことができます。さらに、アクションを促すための具体的な方法や手順を提供することも有効です。

　例えば、アンケートの回答方法について説明することで、聴衆にとってアクションが明確になるように説明することができます。また、スライドを使って、具体的な手順を提示することもできます。これにより、聴衆はスムーズにアクションを起こすことができます。

自信を持つ

　自信を持ってプレゼンテーションを行うことで、聴衆に訴える力を高めることができます。プレゼンテーションを行う前に、まずは自分自身を見つめ直しましょう。自分の強みやアピールポイントを意識して、自信を持ってプレゼンテーションに臨むことができます。

　また、プレゼンテーションの準備も大切です。プレゼンテーションの目的や聴衆のニーズに合わせて、資料やスライドを作成しましょう。さらに、練習を重ねることで、自信を持って発表することができます。練習の際には、自分自身で録音や録画をして、改善点を見つけることも大切です。

ステージの立ち位置を工夫する

　ステージの立ち位置を工夫することで、聴衆との距離感を調整し、プレゼンテーションの効果を高めることができます。たとえば、聴衆に近づいたり、動きを取り入れたりすることで、聴衆の興味を引くことができます。また、ステージの背景や照明なども工夫することで、プレゼンテーションの雰囲気を変えることができます。ステージの立ち位置を考えることで、聴衆とのコミュニケーションをよりスムーズにし、プレゼンテーションの印象を高めることができます。

プレゼンテーションで使用するスライドの作成ステップ

　プレゼンテーションでは、スライドを使用することが多いでしょう。スライドを作成する際には、以下のようなステップを踏むことで、分かりやすいものを作ることができるようになります。ここでは、スライド作成のステップについて、その内容をご紹介します。

文章を作成する

　スライドに表示する文章を作成します。文章は、簡潔でわかりやすく、聴衆にとって価値のある情報を伝えるように心がけましょう。文章を作成する際には、以下のような点にも注意しましょう。

■目的やテーマに合わせた内容にする
■聴衆のレベルに合わせた言葉遣いにする
■具体的で分かりやすい例を挙げる

グラフや図解、写真や動画などを入れる

プレゼンテーションを行う際は、グラフや図解、写真や動画など、視覚的な情報を多用することが大切です。ただし、情報が多すぎると聴衆に混乱を与えるため、必要な情報に絞って使用しましょう。

グラフや画像を入れる際には、以下のようなポイントに注意しましょう。

■グラフの種類を選ぶ
■データの見やすさを考慮する
■軸のラベルを明確にする
■グラフのタイトルを追加する
■画像の解像度や品質に気をつける
■色使いに気をつける
■写真や動画を使用する理由を説明する

レイアウトを調整する

　スライドの表示やレイアウトを調整し、聴衆にとって見やすく、わかりやすいスライドに仕上げます。レイアウトを調整する際には、以下のような点にも注意しましょう。

■テキストのフォントサイズや種類に気を配る
■余白を十分に取り、スライドをすっきりさせて見やすくする

　スライドに使う画像やグラフィックスを追加することで、聴衆がスライドを理解しやすくなります。ただし、画像やグラフィックスが多すぎると、逆に混乱を引き起こすこともあるので注意しましょう。

1スライド1メッセージにする

　1枚のスライドには、ひとつのメッセージに絞って表示するようにしましょう。複数のメッセージを含めると、聴衆に混乱を与えるとともに、自分も伝えるメッセージが曖昧になるため、適切な情報に絞って表示するように心がけましょう。

（こちらもチェック：「パワーポイント研修は必要？メリットやおすすめのプログラムをご紹介」）

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　ここまで、プレゼンテーションについて触れてきました。プレゼンテーションとは、会議の場などにおいて、情報や意見を伝えるコミュニケーションの一つです。

　先述してありますように、プレゼンテーション成功のためには当日のコミュニケーションだけではなく、事前の流れの整理やリハーサルなどにも力を入れる必要があります。

　伝えたいメッセージの整理を行うことに加えて、聞き手への伝わりやすさも考慮すべきです。折角考案した伝えたい内容も、上手く伝わらず、理解されなければ活かすことはできません。しっかりと聞き手へ伝えることのできる資料作成の技術もプレゼンテーションにおいて欠かすことのできない要素なのではないでしょうか。

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クリティカルシンキングに関するよくある質問

Q1：プレゼン資料の上手な作り方は？

A1：プレゼン資料を作成する際には、以下のポイントに注意しましょう。

■目的に合わせた内容を選定する
■聴衆にとって価値のある情報を伝える
■視覚的な情報を多用する
■スライドの表示やレイアウトを調整する
■1枚のスライドに1つのメッセージを盛り込む

Q2：プレゼンが上手い人の特徴は？

A2：プレゼンが上手い人は、以下のような特徴を持っています。

■話すスピードやトーンを工夫し、聴衆が理解しやすいように話す
■聴衆とのコミュニケーションを大切にし、アイコンタクトやジェスチャーを使って話す
■聴衆の関心や問題解決のニーズに合わせた内容を提供する
■自信を持って話し、聴衆に訴える力を高める

Q3：良いプレゼンの話し方は？

A3：良いプレゼンの話し方をするためには、以下のポイントに注意しましょう。

■スピーチのスピードを調整する
■話し方のトーンやリズムを工夫する
■アイコンタクトを保ち、聴衆とのコミュニケーションを取る
■ジェスチャーや表情を使って話しを補完する
■具体的な例を挙げたり、自分自身の経験を語ることで、聴衆に訴える力を高める

まとめ

　プレゼンテーションを効果的に行うことで、自分の伝えたいメッセージや情報を聞き手に伝えることができます。プレゼンテーションはスライドの内容を読み上げるのではなく、言語的な情報と非言語的な情報の両方を意識して、より聞き手を引き込む話し方をすることが大切です。自信を持ってプレゼンテーションをするためには、事前にしっかりと準備をしておきましょう。