パワーポイント研修は必要？メリットやおすすめのプログラムをご紹介

　パソコンを使って業務を行うことは、ビジネスにおいて当たり前となっており、その中でも多くの企業で提案資料やプレゼンテーションスライドなどを作成する際に使われるツールが「パワーポイント(PowerPoint)」です。昨今、リモートワーク推進の流れに伴って、会議や商談なども、オンライン上でプレゼンテーションを行う機会が増えてきています。しかし、対面に比べてオンラインでは、聞き手の集中力を維持することや、相手の理解度を肌で感じることが難しくなっているため、より分かりやすく、そして視覚的に訴えることができる資料作成スキルの必要性が高まってきています。このようなトレンドを踏まえ、社員のデジタルナレッジ、PCスキル向上に向けたパワーポイント研修を実施することのメリットや推奨する職種、研修を実施するポイントなどをご紹介します。

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パワーポイント研修は必要？実施のメリット

　パワーポイントは、文字や図形、表、グラフなどを組み合わせて、視覚的に訴えることができる便利なアプリケーション・ツールです。企画や提案の際のプレゼンテーションや、販促、チラシ作成などさまざまなビジネスシーンで活用されています。

　近年の会議の形態が「対面」から「オンライン上」へと変化しています。加えて、ビジネスの場において、ビジネスソリューションが「ハード」から「ソフト」へと「見える価値」から「見えない価値」へニーズが変化しています。そのため、互いの雰囲気やニュアンスが伝わりにくい会議体において、「価値が可視化されにくいサービス」の魅力を訴求することは、大変難しくなってきています。そのうえで、訴求力の「伝わりやすい・かつ訴求力ある資料作成スキル」の必要性が高まっており、パワーポイント研修の需要が高まっています。

　また、パワーポイント研修のメリットは、単に資料作成スキルの向上にとどまりません。ここで、パワーポイント研修を行うことのメリットを、より詳しく見てみましょう。

資料作成時間を効率化できる

　顧客や社外の関係者に向けてのみではなく、社内でのプレゼンテーションや提案など多くの機会でパワーポイントによる資料作成業務は発生します。そのため、「ショートカットを知る」「ツールバーの改善」などの工夫をパワーポイント研修で伝えることができると大幅に資料作成の時間を効率化でき、その分内容の練り直しや練習に時間を割くことができます。

受注率アップに繋がる

　せっかく良い提案内容を持っていたとしても、それが相手に伝わらない資料では受注に繋がる可能性は低くなってしまいます。先述した通り、昨今の会議体の形式の変化により、従来、感覚的に伝えていたものを、ビジュアル化する必要性が高まってきています。「相手に合わせたコミュニケーションの取り方」と共に、「相手が理解しやすい、かつ説得力がある」といった「相手に合わせた資料作成スキル」も追及していく必要があり、その結果、受注率の向上にもつながります。パワーポイント研修によって、分かりやすい順序や情報が入りやすいデザインなどを身につけることが期待できます。

ロジカルシンキングが身に付く

　パワーポイントで資料を作成する際には、「どのようにしたら見やすいか」「どういう順番だと伝えやすいか」を考えることになります。そのため、パワーポイント研修で体系的に学ぶことで

・情報の分類やラベリング
・優先順位づけ
・結論が分かりやすい構成

などのロジカルシンキングで必要な思考方法が身に付くようになります。パワーポイントでの資料作成だけではなく、その他のビジネスシーンでも大いに役に立つことが期待できます。

販売促進にも活用できる

　パワーポイントではプレゼンテーションに必要な提案資料だけでなく、簡単な動画やチラシも作成することができます。アニメーション機能や音楽再生機能などのオプションを活用することで、店舗や売り場などで流す動画を作り、販売促進を行うことができるでしょう。このような機能は自身で調べながら試すことも大切ですが、時間や労力が多くかかってしまいます。パワーポイント研修の中で学んだ基本的な仕組みや動作例を応用して、販売促進動画やチラシ等も作成できるようになります。

社内で展開がしやすい

　パワーポイントで作成した資料は、社内で共有して色々な人が活用することができます。昨今ではパワーポイントと連携したWebサーバーやクラウドサービスも開発されているため、同時編集や情報共有がより簡単になっています。パワーポイント研修で従業員のスキルが底上げできていれば、全体での情報交換や共同作業をより効果的に行うことができるでしょう。

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パワーポイント研修を推奨される職種

　パワーポイントのスキルはほぼ全てのビジネスパーソンに必要なスキルだと言えます。その中でも、パワーポイントの使用頻度の高い職種を紹介いたします。

営業系

　まずは営業系の職種です。顧客に提案する際の資料作成のためにパワーポイントを利用している方が多いでしょう。パワーポイント研修によって、

・シンプルで無駄のない資料
・分かりやすく情報がまとまっている資料
・相手が理解しやすく、納得できる資料

などの作り方を身につけることでより受注率を向上することが期待できます。また、顧客に話している際に自分が作った資料で混乱してしまう場合も見受けられます。自分で納得ができる資料を作ることで、説得力があるプレゼンテーションをすることができるようになります。

※更新日：2022/11/14

企画系

　企画系の職種に就いている方は、マーケティングや販促活動、商品企画などを行っており、「誰にでも分かりやすいもの」を作ることを一層求められています。また、ユーザーへの調査や顧客への満足度や希望のヒアリング、社内での提案など様々な場面で自身の構想やイメージを伝える必要があります。そのため、パワーポイント研修を通じて、

・情報のレイアウトの仕方
・分かりやすいビジュアルの見せ方
・コンセプトに合ったスライドマスターの作り方

などを身につけることで、多くの人の共感を得るための方法を駆使することができるようになります。

営業事務系

　営業事務系の職種に就いている人は、営業パーソンが顧客への提案活動に集中できるように、社内で営業プロセスの管理や目標管理などを日々行っています。営業事務系は営業のサポートのような立場ではありますが、むしろ全体像を把握して営業に適切な行動を促す役割をになっています。そのため、

・目標と現状が一目でわかる資料
・全体のプロセスがわかりやすい資料

などを身につけることで、より効果的な営業活動を促進することができます。

　ここまでで、パワーポイントがよく使われる職種を説明してきました。

　短期的な視点で見た時に、パワーポイントの使用頻度が高い社員を優先的にパワーポイント研修、業務効率化のためのインプットを行うというのが手っ取り早いということは間違いありません。

　しかし、この短期視点だけで業務効率化を進めてしまうと、局所的な業務効率化は図れるものの、企業内のスキルの二極化が一層広がってしまうことに繋がるのです。

　その結果、会社全体としての業務効率化には今一歩至らないという声がよく聞かれます。

　だからこそ、短期的な視点での解決策を局所的・一次的に走らせるだけでなく、会社全体（社員全体）の現状のスキルレベルを部署単位・個人単位等で正しく把握し、より広く・長期的な視点で業務効率化に向けた解決策を「企業主体で同時に推進していく」必要があります。

※更新日：2022/11/14

パワーポイント研修の内容

　では、実際にパワーポイント研修ではどのような内容が実施されているのでしょうか。リンクアカデミーで行っているパワーポイント研修の実例をもとに、研修の内容を一部ご紹介します。

スライドの作成方法

　そもそもパワーポイントを使ったことがない人も少なくありません。そのような人が多い場合には、まずは
 
・パワーポイントの立ち上げ方やログイン方法
・スライドへの文字の入れ方
・新規スライドの作成方法
・スライドの順序の入れ替え方
 
などの、スライドを作成するために基本的な知識を提供します。

装飾の方法

　スライドの中にある情報を見やすくしたり整理するために、
 
・文章を箇条書きにする方法
・段落をつける方法
・文字に色を付ける方法
・文字を太字や斜体にする方法
・スライドや文字のサイズを変更する方法
 
などを学びます。スライド内にメリハリを付けることで、より伝えたいことを伝えやすい資料にすることができます。

画像や図形の挿入方法

　資料で伝えたいことが伝わるようにするためには、画像や図形の活用は必要不可欠であると言えるでしょう。
 
・図形の選択や挿入方法
・画像の挿入方法
・図形や画像の編集方法
 
などはパワーポイント研修で必須の項目です。また、これらに加えてスマートアートやアニメーションを活用できるようになると、資料作成の効率化ができると共に、より分かりやすく印象的な資料にすることができるでしょう。

スライドマスターの使用方法

　スライドマスターとは、記入する文字や図形の枠線や色のデザインなどを自動的に設定する機能です。テーマに合わせて背景も統一することもできるため、自社らしさや提案内容の印象をより強めることができます。

※更新日：2022/11/14

研修を効果的に行うためのポイント

　パワーポイント研修によって業務の効率や効果を高めることができます。しかし、研修を行う際に抑えておくべきポイントを意識しておかなければその効果が薄くなる可能性があります。まず知っておくべきポイントを確認しておきましょう。

ポイント①：目的やゴールを明確にする

　まず、研修を設計する段階から、「今回の営業研修でどのような状態になりたいか」という目的やゴールを明確にすることが重要です。「効率的な資料作成スキルを身に着ける」「資料作成の業務効率化を図る」というように手段先行になってしまうと、望んでいた効果を得られない可能性があります。

　企業の成長戦略や、以下の人材要件フレームを参考にしながら、人材育成のストーリーを立案し、それを元に研修の目的やゴールを明確化していきましょう。

　また、パワーポイントなどソフト単体で研修を行うのではなく、設定したゴールに合わせて、他の操作スキルや、ITリテラシー向上に向けた知識系の研修も合わせて行うことにより、より高い効果が期待できます。

参考：人材要件フレーム
(モチベーションエンジニアリング研究所,「新入社員時のビジネススタンスと成果の関係」に関する研究結果を公開)

ポイント②：個人のスキルを把握する

　個人のタイプやスキルの潜在値はバラバラなため、研修の効果を高めるためには、個人の特性やスキルの現在位置を正確に把握することが大切です。

　個人の「スキル」を測定したうえで、それぞれのレベルや習熟度に合わせて、適切にクラス分けやコース分けを行うことで、最適な学習を提供することができます。

　自社で資料作成のテストを行うこともできますが、最適な基準設定が出来ない場合もあるので、スキルレベルを測定する外部のサービスを活用することも検討しましょう。

　また、研修実行後「うけっぱなし」にするのではなく、研修前受講前と後の変化を診断することで、内定者に研修の成果を確認させモチベーションの向上に繋げられるだけでなく、会社側も個人の現状を確認でき、その先の人材育成の計画に活かすことができます。

ポイント③：研修サービスを活用する

　パワーポイント研修は自社内で行うことはできますが、外部のプロが提供している研修サービスを活用することをおすすめします。自社内で適用している資料作成ルールが非効率なものになっている場合には、研修の効果が感じられないこともあります。座学と実践の組み合わせ方や、より効果的な内容を知っている外部の企業や講師の力を借りることで、結果として投資対効果を大きく感じられるでしょう。

伝わる資料スキル習得！リンクアカデミーのおすすめパワーポイント研修

　リンクアカデミーで行っているパワーポイント研修の実例をもとに、研修の内容を一部ご紹介します。

PowerPointスキルサーベイ

　「パワーポイント知識」「スピード」「ドキュメント構成技術」の観点で、現状のPowerPointスキルレベルを可視化するサーベイです。個人のスコアだけでなく、部署別や業界比較でスコアを出力出来ることも、こちらのサーベイの特徴です。

PowerPoint業務効率化研修

　ただ、「PowerPointを使うことができる」だけでなく、「ビジネスシーンで効率よく活用出来る」ことを目指す講座です。効率よく文章を整える機能から、体裁の整った図形の作成・配置の方法、グラフの作成方法、そして視覚的に訴えられるようなアニメーション設定の方法を学びます。効率よく資料を作るためのスキルだけでなく、資料をきれいに魅せるためのレイアウトのルール、配色ルール、図解化の方法なども学ぶことができます。

資料作成ナレッジ研修

　伝わる提案をするために、様々な要素の総合的なスキルの取得を目指すコースです。実際のパワーポイントの操作方法に合わせて、情報の要素分解の仕方から、メッセージ設計、コンテンツ設計やビジュアル設計という、資料作成の型づくりを体系的に学習することができます。

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リンクアカデミーのパワーポイント研修導入事例

・東京建物株式会社様

▼その他の導入事例はこちら

記事まとめ

　パソコンを使って業務を行うことは、ビジネスにおいて当たり前となっており、その中でもほとんどのビジネスパーソンが利用しているソフトウェアの1つがパワーポイントです。昨今、企業のDX化推進に伴う事業戦略の変更や、働き方改革によるリモートワークの進展などにより、社員ひとりひとりのデジタルナレッジやPCスキル向上の必要性が高まってきています。このようなトレンドを踏まえ、会社が主体となり社員のデジタルナレッジ、PCスキル向上に注力していきましょう。