ビジネスマナー研修の内容とは？目的やメリット、成功のポイントも解説

　多くの企業では、新入社員が入社したタイミングでビジネスマナー研修を実施しています。ビジネスマナーの習得は、社会人にとっては基本的なものであり、多くの場面で求められるものです。しかし、ビジネスマナー研修を行ったとしてもその成果が出ないケースがあります。ビジネスマナー研修は基本的な研修であるため、改めてその内容やポイントを理解しておくことが大切です。本記事では、そんなビジネスマナー研修で良くある失敗や、ビジネスマナー研修を実施する際のポイントなどをご紹介します。

近年の新入社員の特徴

　近年の新入社員に感じる特徴として、「当たり前のビジネスマナーが身についていない」「マナーを身につけようとしない」といったことがよく言われています。ビジネスシーンだけではなく、「マナー」というのは生活をする中で至る所で必要になるものであり、社会人が最初に身につけるべき基本的なものとして挙げられます。

　基本的なものであるはずの「ビジネスマナー」ですが、近年の新入社員が特に身についていないものなのでしょうか。「指示待ちが多い」「家庭での躾が行われていない」といった若者の特徴は、実は30年以上前から言われていることであり、最近始まったことではないことが分かります。多くの場合には、新入社員のビジネスマナーが課題視されており、ビジネスマナーの強化や教育は企業における育成課題であると言えるでしょう。

　また、昨今の新入社員の特徴として、デバイス慣れはしているものの、実はデジタル社会に慣れていない傾向があり、SNSの感覚で顧客対応をしてしまい、相手に不快感を与えることや、セキュリティインシデントに繋がる恐れもあります。

ビジネスマナーに対する意識の違い

　では、なぜビジネスマナーに関する課題が生じるのでしょうか。1つの理由として、「新入社員本人が思っているビジネスマナーのレベル」と「企業が期待しているビジネスマナーのレベル」が食い違っているということが挙げられます。それぞれが感じている期待値が異なることで、お互いに満足できる行動や結果を生み出すことが難しくなっています。

　特にビジネスマナーについては、明確に言葉にされていない不文律のようなものがあるため、新入社員自身が把握しづらく、企業側も上手く基準を伝えられないケースが多く見受けられます。また、30年以上前から新入社員のビジネスマナーに関する課題意識はありますが、世代によって特徴が異なることもあります。

　新入社員と企業の期待値の違いと、世代による認識の違いがビジネスマナーに対する意識の違いを生み出していると言えるでしょう。

現代におけるビジネスマナーの重要性

　そもそも現代社会においてビジネスマナーは重要なのでしょうか。昨今は「個の時代」と言われており、組織やチーム全体の成果を向上するために多様性や個人の価値観を重視する傾向が強まっています。一見すると、ビジネスマナーに期待することは時代の流れに逆行しているように感じますが、個人が重視される時代においては、一層ビジネスマナーの重要性は高まると考えられます。

　個人の価値観や多様性が重要視されるということは、企業や業界といったものではなく、個人に対するブランドが高まっていると言えます。そのため、ビジネスマナーにおけるブランディングは個人のためにも有効なものになるでしょう。

そもそもビジネスマナーとは？

　ビジネスマナーとは、身だしなみや挨拶の仕方、コミュニケーションの取り方など、仕事を進める上で関係性を良好にする礼儀作法や関わり方のことを指します。多くの企業ではビジネスマナー研修として、基本的なビジネスマナーの知識を提供する機会を設けていますが、ここで注意しておくべきなのは、「ビジネスマナーに絶対的な正解はない」ということです。

　ビジネスマナーは「自分が何をしたか」よりも、「相手がどう感じたか」に重きを置かれることが多くあります。そのため、関係性の中で最適な行動をとることが重要です。

ビジネスマナー研修を行う目的【役職別】

　ビジネスマナー研修を行う目的として、新入社員向けと役職者向けのそれぞれがあります。どちらもその目的を確認しておきましょう。

新入社員向けビジネスマナー研修の目的

　ビジネスマナー研修の対象となることが多いのは、やはり新入社員でしょう。新入社員は多くの場合、学生時代までの「自分基準でのビジネスマナー」しか身についていません。そのため、社会人としてどのような内容やどの程度のレベルのビジネスマナーが必要になるかといった、「社会人基準でのビジネスマナー」についての知識を身につけることが、ビジネスマナー研修の目的となります。

　新入社員向けのビジネスマナー研修を実施することで、自分基準のビジネスマナーだけではなく、社会人基準のビジネスマナーを身につけるための重要なターニングポイントにすることができます。

役職者向けビジネスマナー研修の目的

　実はビジネスマナー研修は新入社員だけではなく、役職者やある程度の社会人歴がある従業員に対しても実施されることがあります。「もうビジネスマナーは身についているだろう」と感じるかもしれませんが、業務に慣れてくるとビジネスマナーの優先順位が下がってしまい、意識が薄れてしまうケースが見受けられます。

　その場合には、ビジネスマナーが疎かになっていることによる関係性の悪化や、パフォーマンスの低下などに繋がっている可能性があります。また、「ビジネスマナーの方法論」だけ学んでいる状態で、「なぜビジネスマナーが必要なのか」といった理由や背景が身についていないこともあるため、改めてビジネスマナー研修を実施することで、役職者としての立ち振る舞いを良くすることが期待できます。

ビジネスマナー研修でよくある失敗

　ビジネスマナーが身につかない場合には、ビジネスマナー研修で伝えるべき内容を漏らしていることがあります。ここでは、ビジネスマナー研修でよくある失敗についてご紹介します。

ビジネスマナーの方法だけ伝える

　多くの研修においてよくある失敗として、「方法だけを伝えて、目的を伝えない」といったことがあります。ビジネスマナーにおいても、電話応対や身だしなみのやり方といった方法だけを伝えてしまうと、「なぜビジネスマナーが重要なのか」といったことが理解できないため、中々身につかないといったことが起こります。

判断基準が曖昧になっている

　ビジネスマナーの目的や背景を伝えたとしても、実際にどのように活用するのかを伝えていないと、身につかないことが多くなります。ビジネスマナーは様々な場面やシーンでその活用方法が変わります。そのため、同じ練習だけを繰り返すのではなく、ケースワークや実践的な練習を取り入れることで、判断基準を明確にすることが大切です。

ビジネスマナー研修を受けるメリット

第一印象が良くなる

　ビジネスにおいても、良い関係性をつくるためには相手に与える第一印象が非常に重要です。多くの場合、第一印象が悪くなってしまうと、そこからイメージを変えるためには大きな労力や多くの時間がかかってしまいます。そのため、良い関係性をつくるためにもビジネスマナーを身につけて第一印象を良くすることが効果的です。

信頼度が高まる

　信頼をつくることは難しいですが、信頼を失うことは一瞬であることが多いです。ビジネスマナーが身についていない場合には、ふとしたことで相手からの信頼を失ってしまうことがあります。逆に言うと、ビジネスマナーがしっかりと身についていると、相手からの信頼を高めることができるでしょう。

企業のイメージアップが期待できる

　従業員1人1人の行動は、企業全体のブランドイメージに繋がります。ビジネスマナーがしっかりと身についており、気持ちの良いコミュニケーションや良好な関係構築ができると、個人への信頼だけではなく、「この会社の人たちはしっかりしている」といった企業のイメージアップに繋がることが期待できます。

ビジネスマナー研修の内容

　では、実際にビジネスマナー研修ではどのような内容が実施されるのでしょうか。ビジネスマナー研修で実施されるものとして、代表的なものをご紹介します。

表情

　コミュニケーションにおいて、表情が相手に与える影響は大きなものです。特に表情は相手が抱く第一印象を決める重要な要素になります。極端に言えば、同じ能力を持っていても、怖い表情をしている人よりも親しみやすい表情をしている人の方が良い関係性を築きやすくなります。また、意外と表情はトレーニングを行うことで大きく変えることができます。自然な表情をつくることができるように、表情のつくり方はビジネスマナー研修の内容に含まれます。

挨拶

　挨拶は相手と交わす最初のコミュニケーションになります。適切な挨拶の仕方が身についていない場合には、相手が感じる印象が悪くなってしまい、その後のコミュニケーションも円滑に進まなくなることがあります。良い挨拶をするにあたっては、言葉だけではなく姿勢や表情といった部分にも木を配る必要があるため、ビジネスマナー研修でポイントを学ぶことが大切です。

身だしなみ

　ビジネスマナー研修でよく行われるものとして、身だしなみの整え方があります。身だしなみが悪いと、相手に与える第一印象が「清潔感がない」「だらしない」といったものになってしまい、どれだけ良い仕事をしていてもそれが伝わりにくくなってしまいます。身だしなみを整えるポイントとしては、以下のようなものがあるため、確認しておきましょう。

■髪型
　昨今はある程度髪型が自由になっていますが、フケや寝癖がないといった基本的な清潔感を保っておくことは大切です。髪が長い場合には、ある程度まとめておくことで相手に対してスッキリとした印象を与えることができます。また、髪の色についてもTPOに合わせたものにしておくと良いでしょう。

■服装
　服装についても、以前よりは自由なファッションが許容されるようになっています。シチュエーションに応じた服装を選ぶことが大切ですが、それと共に選ぶ服にシワや汚れが無いかについても確認しましょう。

■爪
　爪が伸びていると、相手に不衛生だと思われる可能性が高くなります。適切な長さに切っておき、清潔感がある状態にしておきましょう。

■におい
　見た目だけではなく、においも相手に与える印象に影響します。不潔な状態は避けるのはもちろんですが、香水についても過度に強いにおいは避けた方が良いでしょう。

言葉遣い・態度

　適切な言葉遣いができていない場合には、相手が感じる印象は悪くなってしまいます。尊敬語や丁寧語、謙譲語といった敬語の使い方をマスターしておくことで、話したい内容がスムーズに相手に伝わるようになります。ここで注意しておくこととして、敬語も過剰に使ってしまうとかえって相手に内容が伝わりにくくなってしまうと共に、印象が悪くなることが懸念されます。シチュエーションや相手に応じて、言葉遣いを使い分けると良いでしょう。

　また、言葉遣いといった言語的な情報だけではなく、立ち方や座り方といった非言語的な態度についても注意しておくことが必要です。態度は自分から見えない分、できているつもりでも相手から見るとできていないといったことが起こりやすいものです。そのため、事前に鏡などで自分の姿勢や動き方といったものを確認しておき、自分のクセを知っておくことが重要です。

コミュニケーション

　コミュニケーションの取り方も、ビジネスマナーの大切な要素です。コミュニケーションは、挨拶や言葉遣いといった「発信」だけではなく、相手の話をしっかりと聞く「受信」も重要であることに注意しておきましょう。

　やりがちなこととして、自分の話したいことだけを話してしまうと、相手は悪い印象を抱いてしまいます。まずは相手がどのようなことを考えているか、どのような話をしたいのかを確認するようにしましょう。

名刺交換

　ビジネス特有のコミュニケーションとして、名刺交換があります。名刺交換は特に初対面の人と行うことが多く、基本的には1度のみ行うものであるため、名刺交換のマナーが身についていないと相手に与える印象が悪くなってしまう可能性があります。

　名刺交換は、「相手よりも低い位置で受け取る」「必ず余白の部分を持つ」といった基本的な知識を知っておくことが必要です。また、スムーズに受け渡しをするためには、何回か一連の流れを練習しておくと良いでしょう。

電話応対

　働いている中では電話対応をするシーンが出てきます。既に知っている相手だけではなく、知らない相手からの電話にも対応することがあるため、基本的な話し方が身についていないと、スムーズに会話を進めることができません。言葉遣いはもちろんですが、電話特有のトーンや間の取り方なども必要であるため、ロールプレイング形式の練習を行い、実践経験を積んでおくと安心です。

メールのやり取り

　文面でのコミュニケーションにおいても、ビジネスマナーを身につけておくことは大切です。現在はほとんどの企業でメールやチャットツールによりコミュニケーションを行うようになっています。その中で、基本的な言い回しの使い方や定型文の使い方に加えて、「CcやBcc、メンションなど」の使い方なども知っておくと良いでしょう。

ビジネスマナー研修のカリキュラムの作り方

　ビジネスマナー研修のカリキュラムを作る際には、どのような種類や内容が必要かを把握しておくことが大切です。現在はインターネットである程度調べることができるため、基本的なビジネスマナーの情報収集は行うことができます。一方で、ビジネスマナーをしっかりと身につけてもらうためには「ビジネスマナーの目的の理解」と「実践的な練習」がそれぞれ必要です。そのため、必要に応じて専門特化している研修サービスを利用することも検討すると良いでしょう。

ビジネスマナー研修実施の際のポイント

　ビジネスマナー研修を実施する際には、いくつかのポイントがあります。効果的なビジネスマナー研修を実施するために、基本的なポイントを押さえておきましょう。

参加者と講師の相性を考える

　効果的なビジネスマナー研修を行う際には、参加者と講師の相性を考えることが必要です。研修を担当する講師と参加者の相性が良くない場合には、せっかく良い内容の研修を実施したとしても参加者が身につけるレベルが高まらない可能性があります。

　適切な講師を選ぶためには、講師の実績や肩書きのみで選ばないようにしましょう。どのようなポリシーがあるのかや、実際に話してみた印象などを基にして判断することで、より自社の参加者に合った講師を見つけることができます。

現在の状態を確認できるようにする

　ビジネスマナー研修では、「自分が現在どのような状態なのか」を知る機会を設けることが大切です。ダイエットや受験勉強などでも、効果的な活動をするためには現在の体重や偏差値を知ることが第一歩となります。ビジネスマナーにおいても、「こうするべき」だけを伝えてしまうと、必要性や納得感を感じにくくなります。

　しっかりと現在できていることとできていないことを把握することで、「これはちゃんと学ぶ必要がある」といった意識を醸成することができます。

ビジネスマナーの目的を伝える

　先述したように、ビジネスマナーを効果的に身につけてもらうためには、「ビジネスマナーの内容や型のみ」を教えるのではなく、「なぜビジネスマナーを身につける必要があるのか」といった目的や背景を伝える必要があります。目的や背景を伝えないままにビジネスマナー研修を行ってしまうと、納得感や共感が無いままに内容を受講することになるため、身につくレベルが高まらない可能性があります。

　会社のためだけではなく、個人としての信用やブランディングのためにもビジネスマナーの習得は重要であることなどを伝えて、ビジネスマナー研修への姿勢を前向きにしておくようにしましょう。

実践的な練習を取り入れる

　座学のみで学ぶ形式だと、実際の場面でビジネスマナーを意識することができない場合があります。そのため、ビジネスマナー研修では、ロールプレイングやグループワークなどの実践的な練習を取り入れることが重要です。実践的な練習を取り入れることで、実際の場面をイメージしやすくなり、自分のクセや上手くいくポイントなどをより詳細に把握することができます。

　また、他人のロールプレイングを見ながらアドバイスやフィードバックを行うことでも、自分の行動を見つめ直すことができるため、グループで練習することでより効果が高まるでしょう。

研修後に振り返る機会を設ける

　ビジネスマナーをしっかりと身につけるためには、研修当日だけではなく研修実施後にも振り返る機会を設けることが大切です。そもそも、ビジネスマナー研修は、実際の業務中にしっかりとビジネスマナーを意識した行動を取ることができるようになることを目的として実施します。そのため、実際の業務中に行った行動に対してビジネスマナー研修の内容に沿ってフィードバックやアドバイスを行うと良いでしょう。

法人向けの研修ならリンクアカデミー

　リンクアカデミーでは、「あなたのキャリアに、本気のパートナーを」をミッションに掲げ、個人が「学び」を通じて自らのキャリアを主体的・自立的に歩む事ができるよう支援をしております。

　昨今は、デジタル化によってオンライン上でのやりとりが急激に増加しているため、デジタルナレッジの正しい理解もビジネスマナー同様に求められております。

　リンクアカデミーでは、ビジネスメールマナーやセキュリティ・ネットワーク知識の習得をしていただくプログラムをご用意しており、常日頃から使用するメールにおいても、”誰に””何を””どのように”伝えるのか、相手目線に立ったコミュニケーションが取れるスキルやナレッジの獲得をご支援いたします。

まとめ

　ビジネスマナーとは、相手と良好な関係を築くために重要な礼儀作法やコミュニケーションのことを指します。ビジネスマナーが身についていないと、相手に与える印象が悪くなり、仕事の成果も向上しなくなる可能性があります。また、デジタル化によってオンライン上でのやりとりが増えていることで、今まで以上にスムーズな対応が求められています。ビジネスマナーをしっかりと身につけるためには、その目的を伝えて、より実践的な練習を積むことが大切です。適切な内容やパートナーを選んで、良いビジネスマナー研修を実施できるようにしましょう。

ビジネスマナー研修に関するよくある質問

Q1：ビジネスマナーとは？

A1：ビジネスマナーとは、身だしなみや挨拶の仕方、コミュニケーションの取り方など、仕事を進める上で関係性を良好にする礼儀作法や関わり方のことを指します。多くの企業ではビジネスマナー研修として、基本的なビジネスマナーの知識を提供する機会を設けていますが、ここで注意しておくべきなのは、「ビジネスマナーに絶対的な正解はない」ということです。

　ビジネスマナーは「自分が何をしたか」よりも、「相手がどう感じたか」に重きを置かれることが多くあります。そのため、関係性の中で最適な行動をとることが重要です。

Q2：ビジネスマナー研修のメリット

A2： ビジネスマナー研修を実施することで、以下のようなメリットがあります。

■第一印象が良くなる
ビジネスマナーを身につけていると、相手に与える第一印象を良くすることが期待できます。

■信頼度が高まる
ビジネスマナーがしっかりと身についていると、相手からの信頼を高めることができるでしょう。

■企業のイメージアップが期待できる
ビジネスマナーがしっかりと身についており、気持ちの良いコミュニケーションや良好な関係構築ができると、個人への信頼だけではなく、「この会社の人たちはしっかりしている」といった企業のイメージアップに繋がることが期待できます。

Q3：ビジネスマナー研修のポイントは？

A3：ビジネスマナー研修を実施する際には、以下のようなポイントに注意しましょう。

■参加者と講師の相性を考える
　適切な講師を選ぶためには、講師の実績や肩書きのみで選ばないようにしましょう。どのようなポリシーがあるのかや、実際に話してみた印象などを基にして判断することで、より自社の参加者に合った講師を見つけることができます。

■現在の状態を確認できるようにする
　しっかりと現在できていることとできていないことを把握することで、「これはちゃんと学ぶ必要がある」といった意識を醸成することができます。

■ビジネスマナーの目的を伝える
　「なぜビジネスマナーを身につける必要があるのか」といった目的や背景を伝える必要があります。目的や背景を伝えないままにビジネスマナー研修を行ってしまうと、納得感や共感が無いままに内容を受講することになるため、身につくレベルが高まらない可能性があります。

■実践的な練習を取り入れる
　実践的な練習を取り入れることで、実際の場面をイメージしやすくなり、自分のクセや上手くいくポイントなどをより詳細に把握することができます。

■研修後に振り返る機会を設ける 
​​​​​​​　ビジネスマナーをしっかりと身につけるためには、研修当日だけではなく研修実施後にも振り返る機会を設けることが大切です。実際の業務中に行った行動に対してビジネスマナー研修の内容に沿ってフィードバックやアドバイスを行うと良いでしょう。