KPIとは？KGIとの違いや設定ステップ、目標達成のためのポイントなど徹底解説

　KPIとは重要業績評価指標という意味のビジネス用語です。業績の向上や成果創出のためには、適切なKPIの設定と実行が重要です。多くは営業部門での活用をイメージされますが、それだけではなく、管理部門やサポート部門といった納品やバックオフィスを担う部門でもKPIの活用により、効果的な活動を行うことが期待できます。

　本記事では、KPIの基本的な意味やそのメリットから、実際にKPIを設定する際の流れやポイントなどをご紹介します。

KPI（重要業績評価指標）とは何か？

　「KPI」とは、「Key Performance Indicator」の頭文字を取った略称であり、日本語では「重要業績評価指数」とも言われます。売上目標や顧客満足度目標など、組織における何らかの目標を達成するために重要な「中間的な目標」「行動やプロセス」などの指標のことを指しています。KPIを設定してその達成状況を確認することで、目標とのギャップの確認や軌道修正の実施など、目標達成のために必要な行動を促進することができます。

KPIの使用例

　実際にビジネスシーンにおいて、KPIはどのような使い方をされているのでしょうか。「営業」を例にしてKPIの使用例をご紹介します。

　営業では、その期の最終的な売上目標に対するKPIを設定する場合が多いでしょう。設定するKPIは下記のようなものが挙げられます。

・アポイント設定数
・商談実施数
・受注件数
・受注率

　営業においては「アポイントの実施数が多ければ受注件数も高まる」場合や「アポイント内での行動に注力することで受注件数が高まる」場合など「受注」に大きく影響する要素は企業によってそれぞれです。最初に設定したKPIにこだわりすぎるのではなく、適切に成果に影響している要素を判断して、KPIの設定内容も適宜修正していくと良いでしょう。

混乱しがちなKPIと似た用語

　KPIに似た言葉としてKGIやOKR、KSFなどがあります。それぞれビジネスで使われる用語ですが、意味が異なるものであるため、それぞれの意味を理解して使い分けられるようにしましょう。

KGI

　「KGI」とは、「Key Goal Indicator」の頭文字を取った略称であり、日本語では「重要目標達成指標」と言われます。売上や利益、採用人数などの最終的に達成したい目標を数値化した指標です。KGIは対外的に公表する数値として用いられることもあり、KGIの達成状況が良いと外部の投資家や顧客からの評価を高めることができます。

　また、KGIとKPIはセットで扱われるもので、

・KGI：KPIを達成することで達成したい最終的な目標
・KPI：KGIを達成するために必要な中間目標や行動指標

という関係にあります。

OKR

　「OKR」とは、「Objectives and Key Results」の頭文字を取った略称であり、日本語では「目的と重要な指標」と訳されます。「組織の到達したい状態や実現したい目的」を意味する「Objectives」と、「達成のために重要な指標」を意味する「Key Results」をしっかりと関連づけて運用するための目標管理手法です。

　KGI・KPIによる目標管理と似ている手法ですが、OKRで設定する「Objectives」は「状態」や「目的」のように、比較的定性的な意味合いが強い傾向があります。

KSF（CSF）

　「KSF」とは、「Key Success Factor」の頭文字を取った略称であり、日本語では「重要成功要因」と言われます。「CFS（Critical Success Factor）」と呼ばれることもありますが、使われる意味としては同じです。

　KSFは経営上成功のために重要な要因を意味しており、「サービス力」や「認知度」というような要素がKSFとして設定されることが多いでしょう。KPIはKSFを数値化したものであり、どれだけKSFを実行できているかをKPIによって管理します。

KPIを設定するメリットとは？

　KPIを設定することで様々なメリットがあります。代表的なメリットをご紹介します。

目標達成のためにどのような行動をすべきか明確になる

　例えば、「今月100万円の売上を達成する」という目標を立てた場合に、この目標だけがあったとしても具体的にどうすれば良いのかは分からなくなってしまいます。そのため、「単価10万円の商品を10個売る」「購入単価が高い傾向のある顧客とのアポイントを取る」といったKPIを設定することで「次に何をすれば良いのか」という行動が明確になります。

　特にチームで目標を掲げている場合には、個々人の行動がバラけていると上手く成果に結びつかないことが多いため、KPIで行動の方向性や基準を合わせることで効果的な活動を促すことができます。

PDCAを回しやすくなる

　KPIの設定により目標達成のために必要な行動や中間的な目標を指標化することで、「どの部分が上手くいっており、どこが進捗が滞っているのか」といった状況が把握しやすくなります。適切に状況を把握することで、現状の課題や改善するための施策を検討しやすくなります。

　もしもKPIのように指標がないまま軌道修正を行おうとすると、勘や経験に即した行動になりやすくなります。一時的に成果が出ることがあるかもしれませんが、継続的に成果を創出したり、誰でもできる再現性に欠けてしまうことになります。

評価の基準を統一しやすくなる

　KPIを設定することで、従業員に対して求める行動や目標を明確にすることができます。定量的な目標により、「できている/できていない」を客観的に評価することができるため、納得感が生まれやすい評価を行うことができるでしょう。

　また、同様の成果をあげている従業員同士でも、「KPIの達成状況」という統一された基準の中で評価によって評価の差をつけることができるため、より評価がしやすくなります。

KPI設定をするときに押さえておきたいポイント

　KPIは組織の中で共通認識を持って、全員が振り返るものであるため、明確な指標として設定する必要があります。指標の明確化のために有効な観点として、「SMARTの観点」が有名です。SMARTの観点とは、「Specific」「Measurable」「Achievable」「Relevant」「Time-bound」の頭文字を取ったものであり、この5つの要素を押さえることで明確な指標を設定することができます。それぞれの意味は下記の通りです。
 
・Specific：誰が聞いても同じ認識が持てるような明確な目標になっているか
・Measurable：目標の達成度が測れるか
・Achievable：現在の能力値や実績の中で達成可能な目標になっているか
・Relevant：目標達成することでどんな利益に関連するか
・Time-bound：いつまでにやるか行動ごとに期限を設けられているか

※更新日：2022/11/14

KPI設定の4ステップ

　では、実際にKPIを設定する際にはどのような手順で実施すれば良いのでしょうか。基本的には下図のようにKPIツリーを作成します。「KGIの設定」→「KSFの設定」→「KPIの設定」→「KPIツリーの作成」「アクション」の順番で考えていきます。

KGIを設定

　KPIはKGIを達成するための指標であるため、まずはKGIを設定します。KGIの設定のためには、組織の中で「達成したいゴールや目的」を考えて共通認識を取ることが大切です。最初に売上や利益のような数値目標を立てることもできますが、「何のためにこの目標を立てるのか」や「この目標を達成することで実現したいことは何か」といった到達したい状態を設定することで、目標の重要度や達成意欲は大きく変わります。

KSFを設定

　KGIを設定した後は、「KGIを達成するために重要な要因は何か」というKSFを考えます。KSFを設定するためには、KGIを達成するまでに想定されるプロセスを整理して、その中で最も目標に影響が大きいものを選別します。例えば営業活動であれば、

「探客」→「アポイント獲得」→「初回訪問」→「提案」→「クロージング」→「申込書回収」

のようにプロセスを分けることができます。新規開拓であれば「アポイント獲得」がKSFになり、インサイドセールスの機能強化というアクションになります。一方、リピート顧客からの受注であれば「初回訪問での課題設定」がKSFとなり、顧客へのヒアリングがアクションになるでしょう。

KPIを設定

　KGIを達成するためのプロセスを整理してKSFを選別した後は、KPIの設定に入ります。KPIはKSFを数値化したものであるため、KSFを達成・実行できたかをどのように測定するかを考えることになります。先ほどの営業の例でKPIを設定する場合は下記のようなものが挙げられます。

・探客：架電コール数、メール送信数、紹介獲得数
・アポイント獲得：商談件数、月ごとの商談件数
・初回訪問：課題ヒアリング実施数、課題合意数
・提案：提案数、見積もり提示数、次回アポイント設定数
・クロージング：商談決定数、申込書送付数、申込書回収期日設定数
・申込書回収：申込書回収数、回収打診数、次回アクション決定数

KPIツリーを作成し、可視化する

　KPIツリーとは、KGIからKPIに伴うアクションまでを可視化したものです。KPIツリーを作成することで、KGI・KSF・KPI・アクションの繋がりを全員で確認することができるため、認識の統一や全体像の把握を行うことができます。KGIやKPIの数値をそれぞれ独立して管理するのではなく、KPIツリーを活用して全体の繋がりがわかるようにすることをおすすめします。

KPI設定の具体例

　KPIを設定するための流れを確認したところで、実際の例を元にしてKPIの設定をしてみましょう。今回は新卒採用活動を例にしてKPIを設定してみます。

■KGIの設定
　現在の新卒採用人数が10名だとして、新しい部門立ち上げのために採用人数を増やしたい場合を考えます。部門の立ち上げと共に、現在の事業を運営する必要があるため採用人数15名を目標とします。この場合、KGIは「採用人数15名」となります。

■KSFの設定
　現状の採用プロセスを整理すると下記のようになりました。

「求人広告の掲載・説明会の実施」→「求人サイトや自社ホームページからの応募」→「初回面接の実施」→「リクルーターとの面談」→「二次面接の実施」→「既存従業員との面談」→「最終面接の実施」→「内定付与」→「採用」

　KSFの設定をするために、実際に新卒で入社をして現在活躍している従業員に「自社を選んだ理由」のヒアリングを実施しました。その結果、「話した社員の人が魅力的だった」「実際に自分の強みを活かして働けるイメージがあった」という意見が多く、

・会社にいる人の魅力を感じること
・実際に働くイメージが湧くこと

が重要であることが分かりました。今回はこれらをKSFとして設定します。
 
■KPIの設定
　設定したKSFに対しては下記のようにKPIを設定することができます。

・会社にいる人の魅力を感じること：従業員との接触回数数増加、リクルーターとの面談数増加
・実際に働くイメージが湧くこと：応募者の志向性や強みのヒアリング実施、職場訪問の実施

　まずは説明会の後に希望者を募って従業員との座談会を実施し、母数を増やすことから始めた後に初回面接の内容に応じて応募者ごとに面談数を調整することにしました。

KPI設定後、マネジメントに起こりがちな問題

　KPIを設定したとしても上手く行動が促進されず、達成状況が芳しくない状況になることもあります。KPIの設定後に、マネジメントに起こりがちな問題を把握して先んじて対策ができるようにしましょう。

KPIが意識されていない

　KPIを設定したとしても、そのKPI自体を従業員が意識していない場合は行動に反映されません。KPIは「見える化」するのと共に、「見せる化」をすることが重要です。設定したKPIの実行状況や達成状況を確認するための会議体の設定や、全体・個人の進捗状況が分かる管理帳票の活用などを行うことで、日常的にKPIを意識することができる仕掛けが必要です。

KPIが複雑すぎて理解できない

　KPIが上手く運用されない時に起こりがちなこととして、「KPIが複雑すぎる」ということが挙げられます。KPIを設定する時には必要な要素に漏れがないようにする思考が働くため、「項目の増加」や「入り組んだ指標の設計」を行いやすくなります。しかし、KPIはチームの中で誰が見ても理解ができることが重要です。KSFを考える段階で、「どれだけ影響があるか」も考えて優先順位をつけてシンプルにするようにしましょう。

※更新日：2022/11/14

KPI達成のためのポイント

　KPIを達成して、目標を実現するためには主に下記のようなポイントに注意しましょう。

KPIの数を多く設定しすぎない

　先述したようにKPIが複雑で理解ができないと、従業員の行動は促進されません。KGIとKSFの設定をする段階で、「やること」と共に「やめること」を決めることでできる限りシンプルな設計にしましょう。

従業員の理解促進のために教育プログラムを行う

　KPIは一般的なビジネス用語ではありますが、実際にその設計や実行に慣れていないという人は少なくありません。そのため、従業員のKPIや自社の目標に対する理解を促進する研修や勉強会を実施することは、KPIを達成するために効果的です。

従業員が自らPDCAをまわせる帳票・会議体を設計する

　KGI・KPIが機能不全に陥るケースは従業員の意識や行動と乖離する場合に起こります。
乖離を防ぐためには、従業員が日々確認し、修正行動をとれるような管理帳票や会議体のアジェンダ設計が重要なポイントになります。またマネジャーやリーダーはその仕組みを構築する必要があります。

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　昨今、経済やビジネスにおいては勝利の方法が保証されていない、先行きが予測不透明な状態にあります。さらに、テクノロジーの進化により、あらゆる環境が複雑化していく中で企業が生き抜くためには、会社全体で向かう方向性が共通認識化されている必要があります。そのために、共通言語を持ち適切なコミュニケーションを実現させること、社員の理解力向上、スキルの向上が必要不可欠なものとなっています。

　本記事において触れている、KPIやKGIという用語も企業の中で日常的に使われています。これらの用語に限らず、これまで聞いたこともなかった言葉が当たり前のように出てきて困惑をしている人も多いのではないでしょうか。

　基本的な用語の理解が出来ていないまま会議に参加したとしましょう。会社としての目指すべき方向性や追うべき目標を適切に理解し、自分の具体の行動に落とし込むことはできるのでしょうか？また、業務管理や業績管理においてデジタルツールの活用は必須となってきています。
上記で記載したように指標を管理するための仕組みを構築するスキルの必要性は益々増しています。

　リンクアカデミーは「あなたのキャリアに、本気のパートナーを」をミッションに掲げて個人が「学び」を通じ自らのキャリアを磨き上げられる場を目指しており、
一人ひとりが業務管理を適切に行えるようなITスキルやデジタルツールの習得・向上を支援しています。

※更新日：2022/11/14

記事まとめ

　KPIは企業経営を成功させるために重要な要素です。営業活動だけではなく、採用活動や社内管理など様々な場面で活用することができるため、その理解や設計は重要なスキルです。KPIを設定する際には、最終的な目標であるKGIや成功の重要な要因であるKSFを考えた上で、KPIと共に全体像を見える化することが大切です。また、KPIを上手く運用するためには複雑すぎるものは設定せず、誰でもいつでも振り返ることができる内容を考えることが必要です。自社の目標達成のために適切なKPIを設定しましょう。また、これらの目標設定を行う際は、前提として共通認識が取れているのか・共通言語として落とし込めているのか、業務の仕組みに落とし込まれているという点も考慮するということを意識していきましょう。