内定辞退とは？よくある理由・原因・トラブル防止や辞退率を下げるための対策

 　企業の10年後の未来をつくる活動が、採用活動であると言われています。日々企業は学生や求職者とのコミュニケーションを図り、自社に合った人材に入社してもらえるように奮闘しているでしょう。一方で、せっかく選考を通過して内定を付与したとしても、内定辞退をされてしまうことがあります。内定辞退はある程度起こるものですが、期待値の高い人材からの辞退を防ぐためには、工夫が必要です。本記事では、そんな内定辞退についての原因や内定辞退を防ぐ対策などについてご紹介します。

内定辞退とは

　内定辞退とは、企業から交付された内定通知や内定承諾書をもとに採用候補者が内定承諾をした後に、採用候補者側の都合で内定を辞退することを指します。そもそも、内定とは労働契約の一種であり、内定を承諾した時点で企業と採用候補者の間で労働契約が成立しています。

　そのため、内定辞退は法律上は労働契約の解約に該当します。民法627条では、労働契約の解約申し入れから2週間が経過した後に雇用が終了すると定められています。

内定辞退の現状

　内定辞退による採用の歩留まりは、人事にとっては頭を抱える問題でもあります。では、実際に内定辞退の現状はどのようなものなのでしょうか。データをもとにして、内定辞退の現状について確認してみましょう。

現状の内定辞退率

　リクルートが運営する、就職みらい研究所が公表している「就職プロセス調査（2023年卒）「2022年10月1日時点 内定状況」」によると、内定辞退率は2022年10月時点で63.7%であることが分かっています。

（出典：就職みらい研究所「就職プロセス調査（2023年卒）「2022年10月1日時点 内定状況」」）

　これを見ると、半数以上の就職希望者が内定辞退をしているということが分かります。また、内定辞退率は毎月上昇していることがデータから見てとることができます。9月をピークにして60%〜64％程度で推移していくことが分かっており、時間が経つと内定付与の数が多くなってくることや複数社からの内定付与があることなどが影響していると考えることができます。

　内定が付与されたとしても、入社に対しての不安が解消していないケースもあるため、企業は内定者に対する関わり方を工夫して内定辞退を防止することが課題となっています。

内定辞退にまつわる問題

　内定辞退に関して大きな問題になった出来事もあります。2019年に、大手就職情報サイトであるリクナビが、企業に対して内定辞退率の予測データを販売していたことが明らかになり、大きく取り上げられました。

　リクナビが運営するサイトで、学生の企業説明会やセミナーの参加状況などをもとにして、人工知能がデータを分析して内定辞退率データを算出するサービスを提供していました。企業にとっては有益なデータとなるものですが、学生にとっては個人情報を同意がないままに企業に対して提供されていたことになるため、大きな不満があがりました。

　企業としては、売り手市場が続く中、採用効果を向上したいという想いの一方で、学生や求職者の個人情報については十分な配慮をもった取り扱いが必要です。

内定辞退が起こる理由/原因

　では、なぜ内定辞退が起こるのでしょうか。内定辞退の理由には、学生や求職者によって様々なものがあります。しかし、代表的な内定辞退の理由を把握しておくことで、事前に対策ができるようになります。ここでは、内定辞退の起こる理由について、代表的なものをご紹介します。

志望度が低い

　内定辞退が起こる理由として、その会社に対する志望度が低いといったことが挙げられます。その会社に入りたいといった気持ちが高まっていない場合には、他に選考を受けて内定が付与された時点で、内定辞退が起こる可能性が高まります。

　学生は必ずしも全ての企業に同量の熱を持って志望しているわけではなく、場合によってはそれほど志望度が高くなくとも選考を受けるというケースは多く見受けられます。企業側としては、しっかりと自社の魅力を伝えるとともに、学生とのマッチ度合いを実感してもらうことが大切です。

　例えば、コロナ禍で就職難の時代が続く中、ある程度の危機感を持って就職活動に臨んでいる若者世代にとっては、変わりゆく社会の中でも不変の武器を持っていることや、対応力に長けていることが大きな魅力として映る傾向にあります。DX化に伴うリスキリングなど、日々変化する世の中に対応した育成研修を導入していくことによって、入社することに対する安心感を高めることができます。また、研修の結果として各企業のDX化に向けた促進も期待できるでしょう。

条件に納得ができない

　企業側が提示している条件に対して、学生や求職者が納得できない場合にも、内定辞退につながる可能性があります。選考を受けている最中には、会社側の心象が悪くなることを避けるために、あまり条件面についての質問や交渉を行わないことがあります。しかし、実際に働くことを考えた時に、条件が不十分であると感じた場合には内定承諾後に内定を辞退することになるでしょう。

　条件面での不満から生じる内定辞退を防ぐためには、早い段階で条件面でのすり合わせを行ったり、採用ページなどで条件を提示したりといった工夫が必要です。

内定から入社までの期間が長い

　内定辞退が起こる理由として、内定から入社までの期間が長いということも挙げられます。内定が付与されてからも、学生や求職者は不安を抱えています。「本当にこの会社を選んでいいのだろうか」「もっと他に自分に合った会社があるのではないか」といった不安や疑念を抱える時間が長くなると、他の会社の選考を進めてしまい、内定辞退につながることがあります。

　一方で、具体的な理由がないまま漠然とした不安を抱えているケースも少なくありません。そのため、会社側は内定者とコミュニケーションを取りながら、不安を解消できるような関わり方をすることが大切です。

【企業側】内定辞退を申し出られた際のトラブルを防ぐ対応

　実際に内定者から内定辞退を申し出られた場合には、落ち着いて適切な対応をすることが大切です。内定辞退に対する対応が悪かった場合には、トラブルにつながるだけではなく、企業自体のイメージを悪くしてしまう可能性があります。内定辞退を申し出られた際に、どのような対応をすれば良いのかを確認しておきましょう。

感情的な対応をしない

　内定辞退を申し出られた際には、まずは落ち着いて、感情的な対応をしないようにしましょう。せっかく内定を付与した相手から内定辞退を申し出られると、納得できない気持ちや残念に感じる気持ちが生じるかと思います。しかし、感情に身を任せた対応をしてしまうと、相手に対してマイナスのイメージを与えてしまい、ますます自社に対する魅力を感じてもらいにくくなります。

　内定辞退に対する対応で感情的にならないようにするためには、「入社の意思を固めてもらうまでが採用活動である」といった意識を持つことが大切です。内定を付与すれば入社をするといった考え方ではなく、しっかりと相手が自社で働くイメージを固められるような関わり方をすることが必要です。

内定者の立場になって考える

　内定者から内定辞退の申し出があった時には、内定者の立場に立って考えることも大切です。選考活動を経て内定付与までつながった内定者は、少なからず自社に入社したいといった気持ちがあったはずです。面接官やリクルーターなど従業員とのつながりがあることも多いため、内定者自身も心苦しい中勇気を出して内定辞退の連絡をしています。

　そのような内定者の心境や立場を考えながら、できるだけ良い対応をすることが大切です。内定者の立場を考えずに、自社の都合のみを押し付けてしまうと、内定者が持つ会社のイメージを悪くしてしまうことにつながります。また、良い対応は相手の申し出をそのまま受け入れるだけではなく、内定辞退の理由をしっかりとヒアリングし、より良い形がないのかを模索することを指します。場合によっては、内定辞退の申し出をきっかけにして更に入社の意思を固めることができます。

必ず返答をする

　内定辞退の申し出があった時には、それに対して必ずすぐに返答をするようにしましょう。例えば、メールで内定辞退の申し出があった場合に、それに対して返信をしないままにすると、内定者は困惑してしまいます。

　この場合、「内定辞退を伝えたことで、怒らせてしまったのではないか」「内定辞退が受け入れられずに、入社が決まってしまうのではないか」といった懸念が内定者の中に残り続けることになってしまいます。

　内定辞退の申し出に対する返答をしないままでは、話を進めることができないとともに、会社に対する印象も悪いものになってしまうため、良いことがありません。内定辞退の申し出に対しては、まずはしっかりと返答することを意識して、その後理由の深掘りや対応策の検討などを行うようにしましょう。

【企業側】内定辞退を防ぐための対策

　ここまで、内定辞退の主な理由や、内定辞退が生じた時の対応方法などについてご紹介してきました。では、内定辞退を未然に防いで入社につなげるためには、どのような取り組みが必要なのでしょうか。ここでは、内定辞退を防ぐための対策についていくつかご紹介します。

従業員との接点を増やす

　内定辞退を防ぐためには、内定者と従業員との接点を増やすことが有効です。内定付与から入社までの間に従業員との座談会や交流会などの形で従業員とコミュニケーションを取ることができる機会を増やすことで、従業員との間でのつながりや信頼関係が生まれます。

　従業員とのつながりが深まることで、会社に対する愛着心が高まったり、入社後のイメージがより固まったりといったことが期待できます。接点を持つ従業員は内定者によって様々ですが、内定者の意向やタイプに合わせて接点を持つ従業員を考えると良いでしょう。

内定者同士のコミュニケーションを促進する

　内定辞退を防ぐためには、従業員とのコミュニケーションだけではなく、内定者同士のコミュニケーションを促進することも大切です。内定者同士はそれぞれが同期となるため、内定者同士の信頼関係を深めておくことは、入社後に活躍できる環境をつくるためにも重要なことになります。

　内定者がチームとして取り組むプロジェクトを企画したり、内定者同士での懇親会を実施したりといった形がありますが、いずれにせよお互いのことを知ることができる機会を設けることが必要です。お互いのパーソナリティや特性に対しての理解を深めることで、同期の間での絆が生まれやすくなり、結果として内定辞退を防ぐことにつながります。

接触頻度を高める

　内定者との接触頻度を高めることも、内定辞退を防ぐためには大切です。従業員とのコミュニケーションにしろ、内定者同士のコミュニケーションにしろ、1度機会を設けるだけでは、段々と入社に対する意思は薄れていく可能性があります。

　基本的に、人のモチベーションは放っておくと下がっていくと言われています。そのため、「イベントフォーカスマネジメント」といった、要所要所でモチベーションを高める機会を設けることで、入社に対する意思を高めて、内定辞退を防ぐことができるでしょう。

（参考：イベントフォーカスマネジメント）

経営層との接点を持つ

　内定者に対して経営層との接点を持ってもらうことも、内定辞退の対策として有効です。最終面接などで経営層と話す機会があるかもしれませんが、その際には内定をもらうことが優先されているため、深い話をできないことが多いでしょう。

　内定付与後に経営層とコミュニケーションを取る機会をつくることで、具体的に入社後にどのようなことを期待しているのかを伝えることができます。また、経営層といった会社のトップと話す機会が設けられることは、内定者にとっては大きなインパクトがあります。実際にどういう人のもとで働くのかといったイメージをつくることで、内定辞退を防ぐことができるでしょう。

会社として目指す姿を伝える

　内定辞退を防ぐためには、会社として目指す姿を伝えることが大切です。採用活動の段階で会社のビジョンや目指す方向性を伝えていることも多いかもしれませんが、内定付与後にも改めて具体的に目指す姿を伝えることで内定辞退を防ぐ可能性を高めることができます。

【求職者側】内定辞退の主な方法

　企業側は内定辞退を防ぐために、様々な施策を実施しています。一方で、求職者としてはそのような中で内定辞退を伝えることはある程度心苦しいものです。内定辞退を伝える際には、まずは適切な方法を把握しておくことが大切です。

電話

　内定辞退を伝える方法として、メジャーなものが電話による申し出です。内定までの過程の中で、様々な人と会う機会を設けてもらい、多くの時間やコストをかけてもらった担当者に対しては、誠意を持った申し出をしたいと思うものです。

　電話を使って自分の言葉で内定辞退を伝えることで、相手に対して誠意を示すことができます。内定辞退に関する詳細な理由までは伝える必要はありませんが、漠然とした理由ではなく、ある程度具体的な理由を伝えるようにしましょう。また、他社の内定を承諾するにあたってその会社の内定を辞退する場合には、内定承諾をする社名までは伝えなくとも良いでしょう。

メール

　内定辞退を伝える方法として、メールによる申し出もあります。メールによる申し出は、電話による申し出と比べるとやや軽んじた印象にはなりますが、電話で伝えづらい場合にはメールを活用すると良いでしょう。

　また、電話を何度かかけても不通が続いた場合には、「何度かお電話差し上げましたが、ご不在のようでしたのでメールにて失礼致します」といった断りを入れてメールを送ることが望ましいと考えられます。

　メールを活用する場合でも、内定辞退の理由については真摯に伝えて、相手に対して誠意を示すことが大切です。

書面

　電話では内定辞退を伝えづらいと思っていつつも、誠意を示したいと思っている場合には手紙で内定辞退の申し出をする方法もあります。手紙による内定辞退の申し出は、メールと比べて時間や労力がかかっているため、相手に対して誠意が伝わりやすいと考えられます。

　手紙を送る際についても、「一身上の都合」のような画一的な理由や漠然とした理由ではなく、しっかりと内定辞退の理由について書いておくことが大切です。また、相手が理解できるように丁寧に文字を書くことを意識しましょう。

【求職者側】内定辞退のマナー

　内定辞退をする方法は電話やメール、書面があるとご紹介しました。これに加えて、内定辞退を申し出る場合には最低限おさえておきたいマナーがあります。トラブルなく内定辞退を伝えるためのマナーについて、しっかりと確認しておきましょう。

連絡を必ず入れる

　選考過程の中で多くの時間をかけてもらった相手に対して、内定辞退を申し出るのは心苦しいものです。しかし、気がひけるといった理由で何も連絡せずに内定辞退をしようとすることはNGです。多くの企業では内定人数を設定しているため、内定付与の時点で他の応募者の内定をストップしている場合があります。そのため、内定辞退をする旨は必ず連絡するようにしましょう。

できるだけ早く連絡する

　内定辞退を申し出る場合には、できるだけ早く連絡することが大切です。内定辞退を伝えるまでの時間が長くなってしまうと、申し出がしにくくなるだけではなく、企業側もより多くのコストがかかることになってしまいます。

　法律上では、内定辞退をするタイミングは入社の2週間前であることが示されていますが、できれば内定が付与されてから1週間以内には内定辞退の申し出をすると良いでしょう。

お詫びを入れる

　内定辞退の申し出をする際には、その旨だけではなくしっかりとお詫びを伝えるようにしましょう。選考の過程では、企業側も多くの時間やコストをかけています。そのため、それに対するお礼や負担をかけたことへのお詫びを伝えるのがマナーです。

　この際、内定辞退の理由を詳細に伝える必要はありませんが、ある程度具体的な理由や自分の気持ちを伝えるようにすると、相手に理解されやすくなると考えられます。

内定辞退率低下に繋げる内定者研修ならリンクアカデミー

　内定辞退を防ぐために注力すべきポイントとして、学生に自社の魅力を知ってもらうこと、入社してからの成長できる環境を理解してもらうことが挙げられます。そのためには、コミュニケーションの数を増やすことはもちろん、安心して入社できるような環境を整えることが必要になります。一方で、その時々の企業や人員の状況によっては、必ずしも満足な時間や育成環境を確保できるとは限らないのも事実です。環境を整えていく上では、必要な工程と、かける時間や内容、既存社員の皆様の業務とのバランスを保ちながら計画していく必要があります。

　弊社リンクアカデミーでは、基本から応用までExcelの正しい使い方を体系的に習得できる「基本研修・応用研修」から、業務効率化を実現させるための「Excel活用研修」、データから正しく根拠を導くための「データ分析・原因究明研修」など、幅広いソリューションをご用意しています。また、DX化が進む中では欠かせない、ITスキルやITナレッジを定量的に可視化させるサービスもご用意しております。

　内定者は日々の業務に取り組むイメージが湧かないからこそ、自分の力だけで準備をするのは難しいです。まずは日々の業務に身近なExcelからサポートすることで、入社時における若手の実務スキルレベルとともに帰属意識の育成を目指して参りましょう。

リンクアカデミーの研修導入事例

・ネットワンシステムズ株式会社様

・東京建物株式会社様

・株式会社フロムエージャパン様

・株式会社トーコン様

内定辞退に関するよくある質問

Q1：内定辞退はいつまでに連絡すべきか

A1：内定辞退を申し出る場合には、できるだけ早く連絡することが大切です。内定辞退を伝えるまでの時間が長くなってしまうと、申し出がしにくくなるだけではなく、企業側もより多くのコストがかかることになってしまいます。

　法律上では、内定辞退をするタイミングは入社の2週間前であることが示されていますが、できれば内定が付与されてから1週間以内には内定辞退の申し出をすると良いでしょう。

Q2：内定辞退の割合は

A2：リクルートが運営している、就職みらい研究所が公表している「就職プロセス調査（2023年卒）「2022年10月1日時点 内定状況」」によると、内定辞退率は2022年10月時点で63.7%であることが分かっています。

　また、内定辞退率は毎月上昇していることがデータから見てとることができます。9月をピークにして60%〜64％程度で推移していくことが分かりますが、時間が経つと内定付与の数が多くなってくることや複数社からの内定付与があることなどが影響していると考えることができます。

Q3：内定辞退を防ぐためには

A3：内定辞退を防ぐための対策として、以下のようなものがあります。

■従業員との接点を増やす
　内定付与から入社までの間に従業員との座談会や交流会などの形で従業員とコミュニケーションを取ることができる機会を増やすことで、従業員との間でのつながりや信頼関係が生まれます。

■内定者同士のコミュニケーションを促進する
　内定辞退を防ぐためには、従業員とのコミュニケーションだけではなく、内定者同士のコミュニケーションを促進することも大切です。内定者同士はそれぞれが同期となるため、内定者同士の信頼関係を深めておくことは、入社後に活躍できる環境をつくるためにも重要なことになります。

■接触頻度を高める
　内定者との接触頻度を高めることも、内定辞退を防ぐためには大切です。要所要所でモチベーションを高める機会を設けることで、入社に対する意思を高めて、内定辞退を防ぐことができるでしょう。

■経営層との接点を持つ
　内定付与後に経営層とコミュニケーションを取る機会をつくることで、具体的に入社後にどのようなことを期待しているのかを伝えることができます。

■会社として目指す姿を伝える
　内定辞退を防ぐためには、会社として目指す姿を伝えることが大切です。採用活動の段階で会社のビジョンや目指す方向性を伝えていることも多いかもしれませんが、内定付与後にも改めて具体的に目指す姿を伝えることで内定辞退を防ぐ可能性を高めることができます。

まとめ

　半数以上の学生は、内定辞退をしているということが分かっています。学生や求職者は、複数の企業から内定を付与されている中で、条件面での納得感や自身の志望度によって内定から入社を決める会社を選んでいます。そのため、企業は内定者がしっかりと入社の意思を固められるようなサポートを行い、内定辞退を防ぐことが課題となっています。内定辞退を防ぐためには、様々な角度から定期的にコミュニケーションの機会を設けることが大切です。企業側も求職者側も、それぞれコミュニケーションの取り方に気をつけることで、内定辞退に関するトラブルを避けることができるでしょう。